Zeitmanagement

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Schlechtes Zeitmanagement führt zu Stress, Unzufriedenheit, Rastlosigkeit, Gereiztheit, Erschöpfung, Hilflosigkeit oder sogar zum Burn-Out. Die richtige Zeiteinteilung ist wesentlicher Bestandteil eines gesunden und ausgewogenen Lebensentwurfes.

Inhaltsverzeichnis

Typische Zeitfresser

Man kann nicht „zu wenig Zeit haben“, sondern sich nur zu viel vorgenommen haben. Ursachen für Zeitineffizienzen lassen sich in vier Kategorien einteilen:

  • Arbeitsmethodik
    • Unklare Ziele
    • Zu viel auf einmal tun wollen
    • Mangelnde Ordnung und Überblick
    • Zu viele Notizen, schlechtes Ablagesystem
  • Störungen
    • Unangemeldete Besucher
    • Lärm
    • Eingehende Anrufe oder E-Mails
    • Langwierige Besprechungen
  • Persönliche Schwächen
    • Aufschieben von Aufgaben, mangelnde Selbstdisziplin
    • Hast, Nervosität
    • Unfähigkeit „Nein“ zu sagen
    • Unfähigkeit effektiver Prioritätensetzung
  • Zusammenarbeit
    • Mangelnde Information und Kommunikation
    • Zu wenig Delegation
    • Wartezeiten (z.B. bei Terminen)

Grundzüge erfolgreicher Zeiteinteilung

Grundsätzlich basiert jede Verbesserung deines Zeitmanagements auf vier Schritten:

Langfristige Planung

Definiere langfristige Ziele. (z.B. Lebensziele)

Kurzfristige Planung

Breche deine langfristigen Ziele auf Tages- oder Wochenziele herunter.

Aktivitäten, Aufgaben und Tätigkeiten auflisten

Schreibe alle deine Aktivitäten, Termine und Aufgaben auf. Halte diesen Plan aktuell. Das hilft dir, nicht die Übersicht zu verlieren.

Prioritäten setzten

Nachdem du alle deine Aufgaben schriftlich fixiert hast, solltest du das Wichtige vom Unwichtigen trennen.

Konkrete Tipps für effektives Zeitmanagement

ABC-Priorisierung und Papierkorb

Dringliche Aktivitäten sind Aktivitäten, bei denen die Zeit dich drängt, sie zu erledigen. Wichtige Aktivitäten sind Aktivitäten, die dich deinen Zielen näher bringen. Versuche dich auf das Wichtige zu konzentrieren und das Dringliche zu minimieren.

A-Aufgaben sind dringend und wichtig. Meist sind es bedeutende Probleme. Versuche sie sofort zu erledigen.

B-Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend. Nur wenn du dich auf sie konzentrierst, kommst du dahin, wo du in deinem Leben hin willst.

C-Aufgaben sind dringlich, aber nicht wichtig. Versuche sie zu reduzieren! Papierkorb-Aufgaben sind weder dringlich noch wichtig. Eliminiere sie sofort.

Das Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip beschreibt, dass 20% deiner Zeit 80% des Ergebnisses ausmachen. Die verbleibenden 80% deiner Arbeit machen nur 20% des Ergebnisses aus. Konzentriere dich also auf die Kernaufgaben!

Sperrzeit

Nimm dir eine Stunde Zeit am Tag, in der du durch nichts gestört werden darfst. Nutze diese Zeit, um an einer A-Aufgabe zu arbeiten. Dadurch erreichst du oft ein sehr gutes Arbeitsergebnis.

Lohnende Pausen

Setze Pausen und halte sie ein! Spätestens nach 90 Minuten konzentrierter Arbeit bricht deine Konzentration rapide ein. Ein Spaziergang wirkt häufig Wunder.

Zusammenfassen

Versuche gleichartige Aktivitäten, wie z.B. das Beantworten von E-Mails, gebündelt zu erledigen. Häufig ergeben sich dadurch Synergien. Außerdem wird deine eigentliche Arbeit nicht so häufig unterbrochen.

Delegieren

Delegieren ist eine Schlüsselkompetenz erfolgreichen Zeitmanagements und erfolgreicher Manager. Nutze so oft wie möglich die Möglichkeit, Arbeit an andere abzugeben. Wenn du dir die Frage stellst: „Warum soll gerade ich diese Aufgabe erledigen?“ und keine eindeutige Antwort darauf findest, solltest du eine Aufgabe auf jeden Fall an jemanden weitergeben. Dazu musst du kein Vorgesetzter sein. Du kannst auch an Kollegen oder Vorgesetzte delegieren, denn Delegation ist ein Merkmal erfolgreicher Gruppeninteraktion.

Vereinfachen

Halte Dinge möglichst einfach und verabschiede dich von Perfektion. Das spart Zeit, macht dich ausgeglichener und weniger gestresst.

Telefonieren

Mache es dir zur Gewohnheit, so viele Dinge wie möglich per Telefon zu erledigen. Durch Telefonieren kannst du Dinge deutlich schneller klären.

Jedes Papier nur einmal in die Hand nehmen

Das Ablegen von Briefen, Informationsmaterial oder Belegen in Ablagen, Fächern, Schubladen oder auf dem Schreibtisch ist keine Zeitersparnis. Versuche, die Sachen sofort zu erledigen.

Eins nach dem anderen

Parallele Aufgabenerfüllung ist meist kontraproduktiv. Konzentriere dich auf Kernaufgaben!

Nein sagen

Wäge ab zwischen wichtig und unwichtig. „Nein“ zu sagen ist eine effektive Methode, sich vor Zeitstress und Überlastung zu schützen.

Termine für wichtige Aktivitäten

Plane Zeitfenster für langfristig wichtige Dinge ein! Diese dürfen nicht für täglich dringliche Aktivitäten genutzt werden.

Kurzmitteilungen

Mache es dir zur Gewohnheit, besondere Memo- und Schnellantwort-Blöcke für Kurznachrichten zu nutzen. Mache beispielsweise auf einem Dokument mit einem gelben Klebezettel einen Vermerk, bevor du das Dokument weiterreichst. Außerdem kannst du bei kurzen Nachrichten auch nur die Betreffzeile einer E-Mail nutzen und den eigentlichen „Inhalt“ der Mail leer lassen.

Was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen.

Erledigte Aufgaben schaffen motivierende Arbeitsergebnisse. Versuche deshalb, Dinge als Ganzes zu erledigen.

Persönliche Leistungskurve einplanen

Die Leistungsfähigkeit eines Menschen schwankt im Tagesverlauf. Versuche, diese Schwankungen mit einzuplanen und verteile wichtige, komplexe und anstrengende Aufgaben auf deine persönlichen Leistungshochs. Typische Leitungshochs liegen am frühen Vormittag (9:00-11.00 Uhr), am späten Nachmittag (15:00 – 16:00 Uhr) und am frühen Abend (18:00 - 19:00 Uhr). Deine persönlichen Leistungshochs solltest du allerdings selbst herausfinden.

Filter nutzen

Lasse deinen E-Mail-Eingang nach bestimmten Kriterien automatisch sortieren, so dass du das Wichtige zuerst findest.

Du kannst einen „Keine Werbung“-Aufkleber auf deinen Briefkasten kleben.

Benutze einen Anrufbeantworter! So kannst du selbst entscheiden, ob eine Angelegenheit so wichtig ist, dass sie sofort erledigt werden muss.

Plane Zeit zum Planen

Für effizientes Zeitmanagement ist es unbedingt nötig, sich genügend Zeit zum Planen zu nehmen. Das kann beispielsweise ein zweistündiges Zeitfenster am Sonntag Abend sein. Du solltest dich beim Planen außerdem fragen:

  • Was ist in dieser Woche gut gelaufen?
  • Was ist nicht so gut gelaufen?
  • Wie kann ich das in Zukunft besser machen?

Puffer- und Reservezeiten

Verplane nicht den ganzen Tag. Damit würdest du nur Frust, Gereiztheit und Stress erreichen. Es kommt nämlich fast immer etwas dazwischen.

Zeitlimits setzen

Begrenze Aktivitäten zeitlich. So wird sichergestellt, dass sie innerhalb der vorgegebenen Zeit beendet werden und sich nicht ewig hinziehen.

Persönliche Werkzeuge