Präsentation
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Eine Präsentation meint im Allgemeinen die aktive Darbietung von Informationen.
Eine Präsentation lässt sich in Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung aufteilen.
Inhaltsverzeichnis |
Vorbereitung
Eine gute Vorbereitung ist nicht nur für die Präsentation an sich wichtig, sondern sie ist auch Quelle deiner Selbstsicherheit.
Zielgruppe
Zu Beginn der Präsentationsvorbereitung steht die Bestimmung der Zielgruppe. So kannst du sicherstellen, dass dein Publikum genau die Informationen bekommt, die es benötigt. Um die Zielgruppe zu bestimmen, solltest du folgende Fragen beantworten:
- Wie alt ist das Publikum?
- Welchen Berufs- und Erfahrungsstand hat es?
- Kennt sich das Publikum untereinander?
- Was erwartet es?
- Welcher Zusammenhang besteht zwischen Publikum und Inhalt der Präsentation?
Setting
Nach der Betrachtung der Zielgruppe solltest du die Platzierung der Zielgruppe im Raum (Setting) betrachten. Abhängig von dem Setting können z.B. geeignete Medien gewählt werden.
Ziel
Am Schluss der Vorbereitungsphase solltest du das inhaltliche Ziel der Präsentation festlegen. Was möchtest du mit der Präsentation erreichen? Möchtest du nur informieren oder auch überzeugen? Durchführung
Einleitung
Es lohnt sich, die Einleitung einer Präsentation auswendig zu lernen. So kannst du sie natürlich, selbstbewusst und flüssig vortragen und du sicherst gleich zu Beginn deine Souveränität. Eine gelungene Einleitung besteht aus fünf Teilen:
- Begrüßung
- Vorstellen der eigenen Person
- Ziel der Präsentation
- Struktur der Präsentation
- Rahmenbedingungen der Präsentation
Begrüßung
Beginne deine Präsentation mit einer kurzen und knappen Begrüßung.
Beispiel: "Guten Tag! Ich freue mich, dass Sie erschienen sind."
Vorstellen der eigenen Person
Als nächstes solltest du dich vorstellen. Sage dazu deinen Namen, deine Position, den Grund, aus dem du vorträgst, und eventuell deinen beruflichen Werdegang.
Beispiel: "Mein Name ist Michael Meyer, und ich vertrete die Firma XYZ. Ich bin seit fünf Jahren Produktmanager und bin mit dem Produkt ABC groß geworden. Hiner Ihnen am Projektor versteckt sich gerade mein Kollege, Roland Kremers, der mir technische Unterstützung gibt."
Ziel der Präsentation
Danach stellst du das Ziel der Präsentation vor. Achte dabei auf eine aufrüttelnde, aktive Formulierung. Sage also beispielsweise nicht "Ich werde heute über das Produkt ABC berichten.", sondern lieber "Ich werde Ihnen heute die immensen Einsparpotentiale aber auch Risiken vom Produkt ABC vorstellen.".
Beispiel: "Wir wollen Ihnen heute ABC als maßgeschneiderte Lösung für ihr Vertragsmanagement vorstellen und Sie von den immensen Ersparnissen überzeugen. Wir haben insgesamt eine dreiviertel Stunde für die Präsentation eingeplant, die wir gerne ohne Pause abhalten würden."
Struktur der Präsentation
Als Viertes folgt die Struktur deiner Präsentation. Dabei solltest du dem Publikum die Dauer und den Aufbau deiner Präsentation mitteilen.
Beispiel: "Kommen wir zur Struktur. Da Sie alle schon mit dem Vorgänger des Produktes gearbeitet haben, möchten wir als Erstes die Veränderungen und Vorteile der neuen Serie anführen. Nachdem wir dann kurz Zeit für konkrete Fragen haben, haben wir einen Film mitgebracht, der die Verwendung des Prototyps von ABC bei einem anderen Kunden zeigt. Nach diesem Film haben wir dann nochmal gut zehn Minuten für Fragen und für die Diskussion eingeplant."
Rahmenbedingungen der Präsentation
Zum Schluss solltest du die restlichen Rahmenbedingungen klären: Wie wird mit Fragen umgegangen? Wird es ein Handout geben?
Beispiel: "Als Handout haben Sie hoffentlich alle schon am Eingang die Broschüre erhalten, die neben der heutigen Präsentation noch weitere Informationen zu ABC enthält. Auch Getränke stehen für Sie bereit. Gibt es noch Fragen zu strukturellen Gesichtspunkten?"
Hauptteil
Nach der Einleitung folgt der Hauptteil.
Kleine Handzettel mit Notizen zum Präsentationstext, Hinweiszeichen, Gestik, Mimik und zum Ablauf können dabei für dich sehr sinnvoll sein, da so alle wichtigen Informationen gebündelt werden.
Schluss
Im Schlussteil solltest du alle Schlüsselthemen nochmal aufgreifen, an die sich das Publikum nach der Präsentation noch erinnern soll. Weise zusätzlich auf die mitgegebenen Informationen hin. Biete Kontaktmöglichkeiten an und bedanke dich nach den letzten strukturellen Anmerkungen beim Publikum für die Aufmerksamkeit.
Nachbereitung
Die Nachbereitung hilft dir, deine Präsentationskompetenz zu optimieren. Stelle dir dazu folgende Fragen:
- Was ist gut gelaufen?
- Was ist weniger gut gelaufen und was kannst du beim nächsten Mal besser machen?
- Welche Folgen ergeben sich aus der Präsentation?
- Waren die eingesetzten Medien effektiv und effizient?
- An welchen Stellen bist du hängen geblieben?
- War die Zielstellung sinnvoll und richtig formuliert?
- Hast du Feedback von den Beteiligten bekommen? Solltest du noch Feedback einholen?
Tipps
Medieneinsatz planen
Wandtafel
Vorteile:
- einfach zu handhaben
- fast immer verfügbar
- unabhängig von Strom
- farbige Darstellung möglich
- verlangsamt das Präsentationstempo bei komplexen Sachverhalten
- große Schreibfläche
- Löschen und Korrigieren jederzeit möglich
- ökologisch unbedenklich
Nachteile:
- Gefahr, zur Tafel zu sprechen
- Sprechen und Schreiben zur gleichen Zeit schwierig
- Schreiben zeitaufwändig
- vollgeschriebene Tafeln müssen abgewischt werden
- bei fester Montage bestimmte Sitzordnung
- Tafelbilder können nur fotographisch oder durch Abschreiben gesichert oder aufbewahrt werden
Flipchart
Vorteile:
- einfache Handhabung
- vergleichsweise geringer Platzbedarf
- transportierbar und im Raum flexibel aufstellbar
- vorgefertigte Flipchart-Blätter möglich
Nachteile:
- vergleichsweise teures Papier
- relativ kleine Fläche zum Beschriften (nicht für sehr große Räume geeignet)
Tageslicht-Projektor
Vorteile:
- transportierbar und im Raum flexibel aufstellbar
- schnelle und leichte Herstellung von Folien
- Blickkontakt mit den Zuhörern kann gehalten werden
- Bilder/Diagramme können auf Folien kopiert werden
Nachteile:
- geeignete weiße Projektionsfläche oder Leinwand notwendig
- Nebengeräusche
- Tendenz, zu viele Folien einzusetzen
- je nach Lichtstärke Verdunkelungsproblem
- Folien und Folienschreiber ökologisch nicht unbedenklich
Audio-Kassetten-Player
Vorteile:
- transportierbar und im Raum flexibel aufstellbar
- eigene und kommerzielle Aufnahmen abspielbar
Nachteile:
- Klangqualität von Raum abhängig
- kleinere Portables häufig mit ungenügender Leistung
- gegebenenfalls Verstärkeranlage mit Boxen nötig
- ungünstige analoge Benutzerführung
CD-Player
Vorteile:
- transportierbar und im Raum flexibel aufstellbar
- je nach Ausstattung auch selbst gebrannte CDs abspielbar (CD-RW, MP3)
- ausgezeichnete Aufnahmequalität
Nachteile:
- Klangqualität von Raum(größe) abhängig
- kleinere Portables häufig mit ungenügender Leistung
- gegebenenfalls Verstärkeranlage mit Boxen nötig
Video-Player
Vorteile:
- transportierbar und im Raum flexibel aufstellbar
- Vorführung auch von selbst produzierten Videos bzw. Ausschnittvideos möglich
Nachteile:
- mit Fernsehgerät relativ kleines Bild (nur für kleinere Räume geeignet)
- Beamer zur Großbildprojektion nicht immer verfügbar
- ungünstiges Handling bei Nutzung des analogen Bandzählwerks
- schlechte Standbildqualität
DVD-Player
Vorteile:
- transportierbar und im Raum flexibel aufstellbar
- je nach Ausstattung auch selbst produzierte Video-CDs, MP3-Musikformate etc. abspielbar
- Vorführung kommerzieller DVDs
- äußerst flexible digitale Benutzerführung (Menüsteuerung)
- ausgezeichnete Standbildqualität
- Dolby-Digital-Soundwiedergabe möglich
Nachteile:
- mit Fernsehgerät relativ kleines Bild (nur für kleinere Räume geeignet)
- Beamer zur Großbildprojektion nicht immer verfügbar
- Dolby-Surround-Anlagen meist nicht verfügbar und aufwendig zu installieren
Computer
Vorteile:
- Multimedia-PC mit Bewegtbild und Soundwiedergabe
- CD-ROM-Laufwerk zum Abspielen von Multimedia-CD-ROMs (Edutainment, Lernsoftware)
- DVD-Laufwerk und DVD-Player-Software erlaubt Abspielen von DVDs
- CD-ROM-Laufwerk als Abspielgerät für Musik-CDs
- Abspielen von MP3-Musikformat
- Vorführung von selbst hergestellten Video-CDs möglich
- vielfältige Aufbereitung von audiovisuellen Daten, Bildern, Diagrammen, Videos, Klängen, usw.
Nachteile:
- mit Computermonitor oder LCD-Bildschirm des Laptop nur sehr kleines Bild (nur bei ein paar wenigen Personen einsetzbar)
- Beamer zur Großbildprojektion nicht immer verfügbar
- gewisse Hardware- und Software-Kenntnisse nötig
- relativ hohes Risiko von Geräteausfall bei mehreren Benutzern des Computers
- gegebenenfalls Kompatibilitätsprobleme beim Installieren von Multimedia-CD-ROMs
Beamer
Vorteile:
- transportierbar und im Raum flexibel aufstellbar
- vergleichsweise teure Anschaffung
- in Kombination mit den entsprechenden Geräten für Großbildprojektion von Videos, DVDs, Video-CDs und Fernsehbild möglich
Nachteile:
- geeignete weiße Projektionsfläche oder Leinwand notwendig
- je nach Lichtstärke Verdunkelungsproblem
- je nach Lichtstärke auch in größeren Räumen einsetzbar
- vergleichsweise schlechte Tonqualität, daher oft gute Aktivboxen oder Verstärkeranlage nötig
Reaktion auf Unvorhergesehenes
Eine wichtige Person erscheint nicht
Mache deutlich, dass sich der Beginn der Präsentation um 10 Minuten oder eine andere Zeit verschieben wird. Das nimmt den Anwesenden die Unsicherheit und sie können die Zeit sinnvoll für etwas anderes nutzen. Versuche in dieser Zeit die Person zu erreichen. Erscheint die Person auch nach längerem Warten nicht, so solltest du mit dem Publikum einen neuen Termin für die Präsentation ausmachen.
Eine Person kommt zu spät
Fasse den bisherigen Verlauf der Präsentation kurz für die hinzukommende Person zusammen. Vermeide auf jeden Fall angreifende Fragen oder Sarkasmus.
"Guten Tag. Schade, dass Sie erst jetzt kommen können. Wir haben schon mit der Präsentation begonnen, aber nehmen Sie bitte Platz. Ich habe mich schon vorgestellt; ich bin Hermann Meier. Ich habe in dern letzten fünf Minuten das Produkt an sich vorgestellt. Diese Informationen können Sie im Handout, das auf Ihrem Platz bereitliegt, genau nachlesen."
Klingelndes Mobiltelefon
Ignoriere das Klingeln einfach und spreche etwas lauter.
Falls das Klingeln jedoch den Gesprächsfluss oder die Konzentration des Publikums stört, solltest du deinen Vortrag wortlos unterbrechen. Der Besitzer des Mobiltelefons wird wahrscheinlich das Mobiltelefon ausschalten und sich entschuldigen. Fahre dann ohne Kommentar mit deinem Vortrag fort.
Eine Folie fehlt
Versuche die Inhalte an einem Overhead-Projektor oder einer Tafel zu reproduzieren.
