Projektmanagement
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Beim '''Projektmanagement in der Linie''' ist der Leiter einer Organisationseinheit, wie z.B. Vertrieb gleichzeitig auch Leiter des Projektes. Diese Organisationsform ist vorwiegend für kleinere Projekte geeignet. | Beim '''Projektmanagement in der Linie''' ist der Leiter einer Organisationseinheit, wie z.B. Vertrieb gleichzeitig auch Leiter des Projektes. Diese Organisationsform ist vorwiegend für kleinere Projekte geeignet. | ||
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+ | ==== Projektgremien ==== | ||
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+ | Projektgremien sollen die strategische Planung und Steuerung eines Projektes unterstützen. Bei der Planung eines Projektes solltest du dir überlegen, welche Projektgremien sinnvoll sind. Man unterscheidet zwischen fünf verschiedenen Gremien, die aus der folgenden Grafik hervorgehen: | ||
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+ | [[Datei:Projektgremien.png]] | ||
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+ | ; Planungsgremium | ||
+ | : Das Planungsgremium unterstützt die Projektplanung bzw. führt diese durch. | ||
+ | ; Beratungsgremium | ||
+ | : Das Beratungsgremium benennt und priorisiert fachliche Anforderungen. | ||
+ | ; Steuerungsgremium | ||
+ | : Das Steuerungsgremium unterstützt die fachliche Steuerung des Projektes. | ||
+ | ; Entscheidungsgremien | ||
+ | : Das Entscheidungsgremien trifft strategisch wichtige Entscheidungen. | ||
+ | ; Kommunikationsgremium | ||
+ | : Das Kommunikationsgremium ist projektübergreifend und dient dem Erfahrungs- und Informationsaustausch, z.B. zur Förderung von Synergien und zur Vermeidung von Parallelentwicklungen. | ||
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+ | ==== Aufgaben und Kompetenzen eines Projektleiters ==== | ||
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+ | Ein Projektleiter sollte folgende '''Aufgaben''' erfüllen: | ||
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+ | * Organisieren der Projektgruppe | ||
+ | * Definieren und Strukturieren der konkreten Aufgabenstellung | ||
+ | * Planen und Kontrollieren der Projektaufgabe | ||
+ | * Führen der Projektmitarbeiter | ||
+ | * Koordinieren der Partnerstellen | ||
+ | * Informieren der zuständigen Projektgremien | ||
+ | * Durchführen des Projektabschlusses | ||
+ | * Moderieren von Beratungs- und Steuerungsgremien | ||
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+ | Er sollte auch über bestimmte '''Kompetenzen''' verfügen: | ||
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+ | * Arbeitsverteilung in den Projektgruppen | ||
+ | * Auftragsvergabe an fremde Stellen | ||
+ | * Kontrolle und Steuerung aller Projektarbeiten | ||
+ | * Einberufung der Projektgremien | ||
+ | * Mitspracherecht bei Personalentscheidungen | ||
+ | * Eigeninitiative | ||
+ | * Entscheidungsfreudigkeit | ||
+ | * [[Motivation|Motivationsfähigkeit]] | ||
+ | * Kooperationsbereitschaft | ||
+ | * Durchsetzungskraft | ||
+ | * [[Delegation|Delegationsbereitschaft]] | ||
+ | * Einfühlungsvermögen | ||
+ | * Konsequenz | ||
+ | * Technisches Fachwissen | ||
+ | * Kaufmännische Kenntnisse | ||
+ | * Projektmanagement-Erfahrung | ||
+ | * Kenntnisse des Unternehmens | ||
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+ | ==== Projektbüro ==== | ||
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+ | In manchen Fällen ist das Schaffen eines Projektbüros sinnvoll. Ein Projektbüro ist eine spezielle organisatorische Instanz und übernimmt alle entwicklungsbetreuenden Aufgaben, wie z.B.: | ||
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+ | * Planungsaufgaben | ||
+ | * Erfassungsaufgaben ''(z.B. Projektstammdaten, Stundenbelege)'' | ||
+ | * Informationsaufgaben ''(z.B. Projekt-Datenauswertungen, Verteilen von Plänen, Pflegen der Erfahrungsdatenbank)'' | ||
+ | * Abnahmen | ||
+ | * Vertragswesen | ||
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+ | Die personelle Größe des Projektbüros sollte 2-3% des Projektvolumens betragen. | ||
=== Prozessorganisation === | === Prozessorganisation === | ||
+ | |||
+ | Ist die organisatorische Struktur des Projektes festgelegt, solltest du den Ablauf der [[Produkt (Projektmanagement)|Produkterstellung]] (Prozessorganisation) festlegen. Dieser wird meistens im so genannten '''Prozessorganisationsplan''' fixiert uns sollte wie folgt gegliedert sein: | ||
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+ | [[Prozess (Projektmanagement)|Prozess]] → Prozessabschnitt → Prozessphase → Prozessschritt | ||
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+ | Weiterhin sollen '''Kontrollinstanzen''' und '''Meilensteine''' im Prozessorganisationsplan definiert werden. Meilensteine sind Zeitpunkte der Fertigstellung besonders wichtiger Tätigkeiten oder Arbeitspakete. | ||
== Projektplanung == | == Projektplanung == | ||
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+ | === Strukturplanung === | ||
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+ | Ist der Ablauf des Projektes festgelegt, solltest du mit '''Strukturplanung''' beginnen. Der Zweck dieser Phase ist das Ermöglichen einer '''sach-, termin- und kostengerechten Abwicklung''' des Projektes. Der Strukturplan lässt sich in die folgenden drei '''Strukturkomponenten''' aufteilen: | ||
+ | |||
+ | # '''Produktstruktur''' | ||
+ | # '''Kontenstruktur''' | ||
+ | # '''Projektstruktur''' | ||
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+ | In Ihnen müssen sich alle Daten des Projektes wiederfinden. | ||
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+ | ==== Produktstruktur ==== | ||
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+ | Der Produktstrukturplan beschreibt die Beschaffenheit und die Eigenschaften des [[Produkt (Projektmanagement)|Produktes]] in hierarchischer Form (z.B. Systeme, Teilsysteme, Komplexe, Teilkomplexe, Komponenten, Teilkomponenten). | ||
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+ | ==== Projektstruktur ==== | ||
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+ | Die Projektstruktur beschreibt die aufgabenbezogene Gliederung des Projekts. Der '''Projektstrukturplan''' enthält alle Aktivitäten, die in den einzelnen Projektphasen durchzuführen sind. Um einen Projektstrukturplan zu erstellen, werden typischerweise '''[[Arbeitspaket|Arbeitspakete]]''' gefunden und ihnen '''[[Meilenstein|Meilensteine]]''' zugeordnet. | ||
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+ | ==== Kontenstruktur ==== | ||
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+ | Die Kontenstruktur beschreibt das '''Verfahren zur Kostenüberwachung'''. | ||
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+ | === Aufwandsschätzung === | ||
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+ | Die Aufwandsschätzung hat das Ziel, die in der Strukturplanung gefundenen [[Arbeitspaket|Arbeitspakete]] nach dem Verbrauch von Ressourcen zu bewerten. | ||
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+ | === Terminplanung === | ||
+ | |||
+ | Bei der Terminplanung werden alle '''Projekttermine durchgerechnet'''. Vorher sollten sowohl alle Beginn- und Endtermine und alle Meilensteine festgelegt werden. | ||
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+ | === Einsatzmittelplanung === | ||
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+ | Bei der Einsatzmittelplanung werden die Bedarfe an Einsatzmitteln ermittelt und den einzelnen Projektabschnitten zugeordnet. | ||
+ | |||
+ | Dem '''Bedarf an Mitarbeitern''' kommt eine besondere Bedutung zu: | ||
+ | |||
+ | Zunächst solltest du den Vorrat und anschließend den Bedarf von Mitarbeitern untersuchen. Dann solltest du Bedarf und Vorrat gegenüberstellen und mithilfe deiner Erkenntnisse die Personalstrategie entwerfen. | ||
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+ | === Kostenplanung === | ||
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+ | === Risikomanagement === | ||
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+ | ''(siehe [[Risikomanagement]])'' | ||
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+ | === Projektpläne === | ||
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+ | Man unterscheidet zwischen verschiedenen Typen von Projektplänen. Mit der Fertigstellung der Projektpläne endet die Projektplanung. | ||
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+ | # '''Ablaufplan''' | ||
+ | #* Überbegriff für Projektablaufpläne, wie Balkenplan, Balkendiagramm und Netzplan | ||
+ | # '''Aktionsplan bzw. Projektdurchführungsplan''' | ||
+ | #* Plangrößen: Mitarbeiter, Maschinen, Kosten, Zeit | ||
+ | #* Darstellungsformen: Liste, Diagramm | ||
+ | #* Beschreibung: Enthält über die Zeit aufgetragen alle für das Projekt notwendigen Einsatzmittel | ||
+ | # '''Arbeitsplan''' | ||
+ | #* Plangrößen: Mitarbeiter, Aufgaben | ||
+ | #* Darstellungsformen: Liste, Baum | ||
+ | #* Beschreibung: Beschreibt die Arbeitspakete und die verantwortlichen Mitarbeiter | ||
+ | # '''Aufgabenplan bzw. Zuständigkeitsplan''' | ||
+ | #* Plangrößen: Aufgaben, Mitarbeiter, Aufwände, Termine, Abhängigkeiten | ||
+ | #* Darstellungsformen: Liste | ||
+ | #* Zählt alle Aufgaben mit ihren jeweiligen Vorgängern auf | ||
+ | # '''Aufwandsplan''' | ||
+ | #* Plangrößen: Aufwände, Arbeitspakete, Organisationseinheiten | ||
+ | #* Darstellungsformen: Liste, Diagramm | ||
+ | #* Beschreibung: Enthält arbeitspaket- oder organisationsbezogen die einzelnen Planaufwände | ||
+ | # '''Ausbildungsplan''' | ||
+ | #* Plangrößen: Mitarbeiter, Kurse, Termine, Orte | ||
+ | #* Darstellungsformen: Liste, Balken | ||
+ | #* Beschreibung: Enthält die für die einzelnen Mitarbeiter vorgesehenen Ausbildungsmaßnahmen | ||
+ | # '''Balkenplan bzw. Balkendiagramm | ||
+ | #* Plangrößen: Mitarbeiter, Arbeitspakete, Zeitangaben, | ||
+ | #* Darstellungsformen: Diagramm | ||
+ | #* Beschreibung: Enthält die Arbeitspakete mit den zugehörigen Zeitangaben und Mitarbeitern | ||
+ | # '''Bedarfsplan bzw. Einsatzmittelplan''' | ||
+ | #* Berichtsplan | ||
+ | #* Plangrößen: Projektberichte, Verteiler, Termine | ||
+ | #* Darstellungsformen: Liste | ||
+ | #* Beschreibung: Legt die Informationswege der Projektberichterstattung fest | ||
+ | # '''Dokumentationsplan''' | ||
+ | #* Plangrößen: Dokumente, Termine, Verfasser | ||
+ | #* Darstellungsformen: Liste | ||
+ | #* Beschreibung: Legt die geplanten Projekt- und Produktdokumente mit Terminen fest | ||
+ | # '''Erfahrungssicherungsplan bzw. Know-How-Sicherungsplan''' | ||
+ | #* Plangrößen: Erfahrungen, Erfahrungsträger, Adressanten | ||
+ | #* Darstellungsformen: Liste, Text | ||
+ | #* Beschreibung: Zeigt die dokumentierten Erfahrungen mit den Erfahrungsträgern und den zukünftigen Adressaten auf | ||
+ | # '''Katastrophenplan''' | ||
+ | #* Plangrößen: Katastrophen, Maßnahmen, Kümmerer | ||
+ | #* Darstellungsformen: Liste, Text | ||
+ | #* Beschreibung: Projektplan mit dem die bei Katastrophen durchzuführenden Maßnahmen untersucht werden | ||
+ | # '''Kommunikationsplan bzw. Kontaktplan''' | ||
+ | #* Plangrößen: Projektbeteiligte, Kommunikationsarten, Intensitäten | ||
+ | #* Darstellungsformen: Liste, Relationsgitter, Graph | ||
+ | #* Zeigt die Kommunikationsbeziehungen der am Projekt beteiligten Mitarbeiter auf | ||
+ | # '''Konfigurationsmanagementplan''' | ||
+ | #* Plangrößen: Konfigurationsmanagement-Methoden, Konfigurationsmanagement-Verfahren, Maßnahmen | ||
+ | #* Darstellungsformen: Matrix, Text | ||
+ | # '''Kontenplan''' | ||
+ | #* Plangrößen: Konten, Unterkonten, Verantwortliche | ||
+ | #* Darstellungsformen: Liste, Diagramm | ||
+ | #* Beschreibung Enthält in geordneter Form alle Konten und Unterkonten einesProjekts | ||
+ | # '''Kostenplan''' | ||
+ | #* Plangrößen: Kostenelemente, Kosten, Zeit | ||
+ | #* Darstellungsformen: Liste, Diagramm | ||
+ | #* Beschreibung: Zeigt über die Zeit die geplanten Kosten für bestimmte Kostenelemente | ||
+ | # '''Krisenplan''' | ||
+ | #* Plangrößen: Krisen, Maßnahmen, Kümmerer | ||
+ | #* Darstellungsformen: Liste, Text | ||
+ | #* Beschreibung: Weist die bei angedachten Krisen durchzuführenden Maßnahmen aus | ||
+ | # '''Meilensteinplan''' | ||
+ | #* Plangrößen: [[Meilenstein]]e, Termine, Verantwortliche | ||
+ | #* Darstellungsformen: Liste, Balken, Netz | ||
+ | #* Beschreibung: Enthält die Projektmeilensteine und deren Termine | ||
+ | # '''Mitarbeitereinsatzplan''' | ||
+ | #* Plangrößen: Mitarbeiter, Einsatzpakete | ||
+ | #* Darstellungsformen: Liste, Matrix | ||
+ | #* Beschreibung: Zeigt den Einsatz von Mitarbeitern, bezogen auf die einzelnen [[Arbeitspaket]]e | ||
+ | # '''[[Netzplantechnik|Netzplan]]''' | ||
+ | #* Plangrößen: Vorgänge, Abhängigkeiten, Termine | ||
+ | #* Darstellungsformen: Liste, Netz | ||
+ | #* Beschreibung: Enthält alle Vorgänge und deren Abhängigkeiten im zeitlichen Verlauf | ||
+ | # '''Personaleinsatzplan bzw. Personalplan''' | ||
+ | #* Plangrößen: Personal, Teilprojekte, Zeit | ||
+ | #* Darstellungsformen: Liste, Diagramm, Balken, Matrix | ||
+ | #* Beschreibung: Zeit den Personaleinsatz über die Projektdauer verteilt an. | ||
+ | # '''Phasenplan''' | ||
+ | #* Überbegriff für alle Planungsinformationen, die zu einer bestimmten Phase vorliegen | ||
+ | # '''Produktstrukturplan''' | ||
+ | #* Plangrößen: Produktteile | ||
+ | #* Darstellungsformen: Liste, Baum | ||
+ | #* Beschreibung: Enthält alle Teile des [[Produkt (Projektmanagement)|Produktes]] in hierarchischer Anordnung | ||
+ | # '''Projektdurchführungsplan''' | ||
+ | #* Überbegriff für alle der Projektdurchführung dienenden Planungsinformationen | ||
+ | # '''Projektorganisationsplan''' | ||
+ | #* Plangrößen: Organisationseinheiten, Projektbeteiligte, Gremien | ||
+ | #* Darstellungsformen: Liste, Baum, Matrix | ||
+ | #* Beschreibung: Enthält alle am Projekt beteiligten Organisationseinheiten und Mitarbeiter | ||
+ | # '''Projektstrukturplan''' | ||
+ | #* Plangrößen: | ||
+ | #* Darstellungsformen: | ||
+ | #* Beschreibung: | ||
+ | # '''Prozessplan bzw. Prozessorganisationsplan''' | ||
+ | #* Plangrößen: Phasen, Meilensteine, Tätigkeitsarten, Baselines | ||
+ | #* Darstellungsformen: Liste, Graph | ||
+ | #* Beschreibung: Gliedert das Projekt in einzelne Phasen und Prozessschritte | ||
+ | # '''Qualifikationsplan''' | ||
+ | #* Plangrößen: Personal, Qualifikationen | ||
+ | #* Darstellungsformen: Liste, Balken, Matrix | ||
+ | #* Beschreibung: Stellt eine Erweiterung zum Personaleinsatzplan dar, der zu dem benötigten Personal noch die jeweils benötigten Qualifikationen aufzeigt | ||
+ | # '''Qualitätssicherungsplan''' | ||
+ | #* Überbegriff für alle Planungsinformationen im Rahmen der Qualitätssicherung | ||
+ | # '''Terminplan bzw. Zeitplan''' | ||
+ | #* Plangrößen: [[Arbeitspaket]]e, Termine, Verantwortliche | ||
+ | #* Darstellungsformen: Liste, Balken | ||
+ | #* Beschreibung: Enthält die durchzuführenden Arbeitspakete | ||
+ | # '''Testplan bzw. Qualitätsprüfplan''' | ||
+ | #* Plangrößen: Testfälle, Termine | ||
+ | #* Darstellungsformen: Liste, Balken | ||
+ | #* Beschreibung: Enthält mit Angabe der Termine alle geplanten Testfälle | ||
+ | |||
== Projektunterstützung == | == Projektunterstützung == | ||
+ | |||
+ | Zur Projektdurchführung gibt es verschiedene unterstützende Tools. Hierzu eignet sich beispielsweise die Software [http://ganttproject.biz/ GANTT-Project], [http://breakup.brainstorm-werbung.de/ breakup] oder [http://office.microsoft.com/de-de/project/default.aspx Microsoft Project]. | ||
+ | |||
== Projektkontrolle == | == Projektkontrolle == | ||
+ | |||
+ | Regelmäßige Projektkontrollen sind wichtig, um ein Abgleiten von den eigentlichen Projektzielen zu verhindern. Zur Projektkontrolle stellt man die Ist-Werte der Projektparameter Zeit, Aufwand, Kosten und Leistungsmerkmale den Plan-Werten gegenüber, schaut ob Abweichungen auftreten und entwirft Gegenmaßnahmen. | ||
+ | |||
+ | Abweichungen von der Planung können durch verschiedene Dinge hervorgerufen werden: | ||
+ | |||
+ | # Personalmangel ''(z.B. Krankheit)'' | ||
+ | # Fehlende Qualifikation | ||
+ | # Unvorhergesehene Schwierigkeiten | ||
+ | # Unrealistische Aufwandsschätzung | ||
+ | # Nicht bedachte Abhängigkeiten | ||
+ | # Zusätzliche Leistungsanforderungen | ||
+ | |||
+ | Typische Gegenmaßnahmen sind die folgenden: | ||
+ | # Verschieben der Termine | ||
+ | # Heraufsetzen des Budgets | ||
+ | # Personal aufstocken | ||
+ | # Spezialisten einbinden | ||
+ | # Reduzieren des Leistungsumfangs | ||
+ | # Externe Aufträge vergeben | ||
+ | # Überstunden | ||
+ | # Aufgabenzuweisung ändern | ||
+ | # Individuelle Überwachung erhöhen ''(Es droht ein [[Motivation]]sverlust.)'' | ||
+ | # Individuelle Betreuung verringern | ||
+ | # Anheben der Qualifikation der Mitarbeiter | ||
+ | # Prozesse optimieren | ||
+ | # Prioritäten beim Ressourcenzugriff ändern | ||
+ | # Projekt umplanen | ||
+ | # Reihenfolge von Teilergebnissen ändern ''(sichtbare Teilergebnisse fördern die [[Motivation]])'' | ||
+ | # Anzahl von Inspektionen erhöhen | ||
+ | # Anzahl von Inspektionen verringern | ||
+ | # Ändern des Prozessablaufes | ||
+ | # [[Motivation]] steigern ''(z.B. durch Social Events)'' | ||
+ | # (Finanzielle) Belohnungen oder Anreize schaffen | ||
+ | |||
+ | Außerdem ist es wichtig, festzulegen, wann und an wen Rückmeldungen stattfinden sollen. | ||
+ | |||
+ | Achte darauf, dass das '''"Fast-schon-fertig"-Syndrom''' nicht auftritt. Es besagt, dass ein Projekt sich kurz vor seiner Fertigstellung noch unnötig in die Länge zieht. | ||
+ | |||
+ | === Projektdokumentation === | ||
+ | |||
+ | Eine gute Projektdokumentation erleichtert das Suchen nach Informationen, sichert den Lernprozess und verhindert Informationsverlust. | ||
+ | |||
+ | Eine gute Möglichkeit zur Projektdokumentation ist ein Projekttagebuch. | ||
+ | |||
+ | === Projektberichterstattung === | ||
+ | |||
+ | Weiterhin sollten Projektinformationen gezielt an alle Projektbeteiligten verteilt werden. Die Projektberichterstattung hat also folgende Aufgaben: | ||
+ | |||
+ | # Informationswege aufzeigen | ||
+ | # Informationsbedürfnisse feststellen | ||
+ | # Informationskanäle festzulegen | ||
+ | # Berichtszeiträume bestimmen | ||
+ | |||
+ | Hierzu könne regelmäßig '''Projektbesprechungen''' stattfinden. | ||
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== Projektabschluss == | == Projektabschluss == | ||
+ | |||
+ | Der geregelte Abschluss eines Projektes erfordert folgende Dinge: | ||
+ | |||
+ | # Übergabe des Produkts an den Auftraggeber | ||
+ | # Sichern der gesammelten Erfahrungen | ||
+ | # Auflösen der Projektorganisation | ||
+ | # Klärung der Betreuung nach Auflösung des Projekts | ||
== Literatur == | == Literatur == |
Aktuelle Version vom 22:06, 20. Mär. 2010
Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten. (DIN 69901-5:2009-01)
Inhaltsverzeichnis |
Begrifflichkeiten
- Produkt
- Ergebnis eines Tätigkeitsvorhabens (z.B. eine Software, eine Schriftstück oder eine Dienstleistung)
- Projekt
- Zielorientiertes Vorhaben zur Erstellung eines Produkts
- Prozess
- Das eigentliche Vorgehen im Projekt zur Erstellung des Produkts
Nutzen
Jedes vierte IT-Projekt scheitert. (Computerwoche 28/2007) Um dies zu vermeiden ist gutes Projektmanagement unerlässlich - auch in anderen Branchen. Projektmanagement sollte auch um so intensiver betrieben werden, je größer das Projekt ist.
Kosten
Die Kosten des Projektmanagements steigen degressiv. Die Projektmanagementkosten sind also umso niedriger, je größer das Projekt ist.
Die Faustregel für Projektmanagementkosten gemessen an den Gesamtkosten beträgt
- 8% bei kleinen Projekten.
- 4% bei mittleren Projekten.
- 2% bei großen Projekten.
Projektdefinition
Projektgründung
Die Projektgründung wird durch das Stellen eines Projektantrags vollzogen. Dieser Projektantrag determiniert die verbindlichen Vorgaben für die nachfolgende Projektplanung. Er legt den Leistungsumfang und den zeitlichen und finanziellen Rahmen des Projektes fest. Inwieweit die Projektdefinition formalisiert erfolgt, ist abhängig von der jeweiligen Projektkultur.
Innovationsplanung
Innovationsplanung ist das gezielte Suchen von Geschäftsfeldern (und Produkten), die für ein Unternehmen lukrativ sind. Sie ist kein Teil des Projektmanagements, sollte jedoch trotzdem betrieben werden.
Die Innovationsplanung lässt sich in die drei folgenden drei Schritte gliedern:
- Produktpositionierung
- Produktbewertung
- Produktauswahl
Dabei kommen typischerweise die folgenden Methoden zum Einsatz:
- ABC-Analyse
- Lebenszyklusanalyse
- Kreativitätstechniken
ABC-Analyse
Bei der ABC-Analyse werden die verschiedenen Produkte nach Umsatz geordnet und den Kategorien A, B oder C zugeordnet.
- A steht für umsatzstarke Produkte; Sie sollten gefördert werden.
- B steht für Produkte mit mittelmäßigen Umsatz; Hier sollte eine Selektion stattfinden.
- C steht für umsatzschwache Produkte; Diese Projekte sollten abgebaut werden.
Ziel der ABC-Analyse ist es, eine Strategie für die Produktplanung zu entwerfen, die wichtigen Produkte von den unwichtigen zu trennen.
Lebenszyklusanalyse
Bei der Lebenszyklusanalyse wird die zukünftige Entwicklung eines Produktes im Produktlebenszyklus ermittelt und daraus eine Strategie abgeleitet.
Kreativitätstechniken
(siehe Kreativitätstechniken)
Festlegung der Projekt-Grundparameter
Nach der Innovationsplanung folgt als erster Schritt des eigentlichen Projektmanagements die Festlegung der Projekt-Grundparameter:
- geforderte Leistung
- beanspruchte Zeit
- benötigte Einsatzmittel bzw. Ressourcen
Diese drei Parameter sind interdependent, d.h. sie hängen voneinander ab. Wird also ein Parameter geändert, so hat dies Folgen auf die anderen beiden Faktoren.
Beispiel: Die Brainstorm SGmbH hat den Auftrag, einen Flyer für einen Kunden zu erstellen. Dieser verschiebt unerwartet den Fertigstellungstermin um zwei Wochen nach vorn (beanspruchte Zeit). Es müssen nun entweder die Einsatzmittel oder die Leistung geändert werden. Entweder die Qualität des Flyers (geforderte Leistung) wird reduziert oder es werden mehr Mitarbeiter (Einsatzmittel bzw. Ressourcen) für dieses Projekt eingesetzt.
Aufgabe des Projektmanagements ist es, mit möglichst wenig Einsatzmitteln und Zeit (Minimierung) eine optimale Leistung zu fördern (Maximierung).
Problemfeldanalyse
Der Projektantrag verlangt grobe Angaben zu den Projektparameter, die eigentlich erst nach der Projektplanung vorliegen. Zur Ermittlung dieser Angaben dient die Problemfeldanalyse. Zur Durchführung der Problemfeldanalyse solltest du dir folgende sieben Fragen stellen:
- Wie lautet die Aufgabenstellung? (Werden Marktbedürfnisse gedeckt? Werden andere eigene Produkt verdrängt?)
- Wie lautet die optimale Entwicklungsdauer?
- Wie ist die optimale Personalstärke?
- Wie muss das Personal qualifiziert sein?
- Wie ist der richtige Produktumfang? (Sind alle benötigten Funktionen berücksichtigt? Sollen nicht benötigte Funktionen realisiert werden?)
- Welche Methoden und Werkzeuge sollten genutzt werden? (z.B. Graphische Designwerkzeuge, Programmgeneratoren, Dokumentationssysteme)
Stellen eines Projektantrages
Der finale Schritt der Projektdefinition ist schließlich das Stellen des Projektantrages. Der Projektantrag ist das Dokument, das die wichtigsten Eckdaten des geplanten Projektes enthält. Zusätzlich müssen oft auch rechtliche Rahmenbedingungen miteinbezogen werden. Folgende Daten sollte ein Projektantrag enthalten:
- Name und Kurzbeschreibung des Projektes
- Teilprojekte
- Projektleiter bzw. Teilprojektleiter
- Personalaufwand
- Einsatzmittelkosten
- Meilensteine
- Fertigstellungstermine
- Risiken
- Unterschrift vom Auftragnehmer und Auftraggeber
Entweder wird der Projektantrag bewilligt und das Projekt geht damit in das nächste Statium über oder der Antrag wird abgelehnt und das Projekt wird verworfen.
Definition des Projektziels
Das Projektziel wird in aufeinander folgenden Planungsschritten mit zunehmender Detaillierung spezifiziert:
- Lastenheft
- Pflichtenheft
- Leistungsbeschreibung
Erst die Leistungsbeschreibung enthält das verbindliche Projektziel.
Lastenheft
Das Lastenheft ist das erste Dokument und wird vom Auftraggeber erstellt. Es enthält alle benötigten Leistungen und Funktionen. Oft wird es auch Anforderungskatalog genannt.
Pflichtenheft
Das Pflichtenheft wird vom Auftragnehmer erstellt und enthält Lösungen für die im Lastenheft formulierten Anforderungen.
Leistungsbeschreibung
Die Leistungsbeschreibung umfasst das Feinkonzept und einen ersten Grobentwurf. Sie stellt für alle Seiten die einzig verbindliche Beschreibung des geplanten Produkts dar.
Änderungsverfahren
Änderungen von Ergebnissen aus frühen Projektphasen (z.B. Anforderungskatalog) haben weitreichende Auswirkungen. Änderungen dürfen nur in Folge eines geregelten Änderungsverfahrens vorgenommen werden. Zu Beginn eines Projekts muss ein verbindliches Änderungsverfahren festgelegt werden.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten:
- Kontinuierlicher Änderungsprozess
- Eingeschobener Änderungsprozess
- Begleitender Änderungsprozess
Kontinuierlicher Änderungsprozess
Beim kontinuierlichen Änderungsprozess fließen die Änderungen laufend mit in den Entwicklungsprozess ein. Nachteilig ist hierbei, dass eine ständige Unsicherheit bezüglich der Aktualität der Arbeitsschritte herrscht.
Eingeschobener Änderungsprozess
Beim eingeschobenen Änderungsprozess wird der gesamte Entwicklungsprozess zur vollständigen Planüberarbeitung unterbrochen. Er vermeidet die Unsicherheit bezüglich der Aktualität der Arbeitsergebnisse und hilft die Ordnung auch in komplexen Projekten zu sichern. Allerdings verlängert sich die Projektdauer durch die engeschobenen Planungsphasen teilweise erheblich.
Begleitender Änderungsprozess
Beim begleitenden Änderungsprozess werden Änderungsanforderungen separat in einer parallelen Schattenentwicklung umgesetzt, während der eigentliche Plan in der Basisentwicklung weitergeführt wird. Nach festgelegten Zeitabständen werden dann die Ergebnisse der Basis- und Schattenentwicklung zusammengeführt (revidierte Entwicklung). Dies erfordert einen erheblichen Mehraufwand, allerdings können die Erkenntnisse aus der Basisentwicklung schon früh genutzt werden.
Wirtschaftlichkeitsanalyse
(siehe Wirtschaftlichkeitsanalyse)
Projektorganisation
Projektorganisation ist die Gesamtheit der Organisationseinheiten und der aufbau- und ablauforganisatorischen Regelungen zur Abwicklung eines Projekts. Die Projektorganisation ist also eine temporäre Organisation, die auf die Besonderheiten des jeweiligen Projekts abgestimmt ist. Sie wird im nächsten Schritt durch das Klären der Folgenden Fragestellungen bestimmt:
- Festlegung der Arbeitsteilung (funktional, divisional)
- Festlegung der Koordinationsinstrumente (persönliche Weisung, Selbstabstimmung, Programme, Pläne)
- Bestimmung der Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten und Kompetenzen
- Regelung der Weisungsbefugnisse, Kontrollrechte und Aufsichtspflichten
Organisationsformen
Man unterscheidet zwischen folgenden Organisationsformen:
- Reine Projektorganisation
- Einfluss-Projektorganisation
- Matrix-Projektorganisation
- Auftrags-Projektorganisation
- Projektmanagement in der Linie
Reine Projektorganisation
Bei der reinen Projektorganisation gibt es einen Projektleiter, der die alleinige Verantwortung und die gesamte Weisungs- und Entscheidungsbefugnis hat. Die Mitarbeiter werden dem Projektleiter für die Dauer des Projektes unterstellt.
Einfluss-Projektorganisation
Bei der Einfluss-Projektorganisation werden Entscheidungen demokratisch von den beteiligten Mitarbeitern gefällt. Die Initiiative übernimmt dabei der Projektkoordinator.
Matrix-Projektorganisation
Bei der Matrix-Projektorganisation werden einem Projektleiter mehrere Mitarbeiter verschiedener Abteilungen unterstellt. Der Projektleiter ist nur fachlich verantwortlich. Er hat keine disziplinarischen Weisungsbefugnisse.
Auftrags-Projektorganisation
Bei der Auftrags-Projektorganisation wird eine eigenständige Organisationseinheit Projektmanagment gegründet, die Teilprobleme bzw. Aufträge an andere Mitarbeiter des Unternehmens delegiert. Es sollte darauf geachtet werden, dass dieses Verfahren nicht bürokratisiert wird.
Projektmanagement in der Linie
Beim Projektmanagement in der Linie ist der Leiter einer Organisationseinheit, wie z.B. Vertrieb gleichzeitig auch Leiter des Projektes. Diese Organisationsform ist vorwiegend für kleinere Projekte geeignet.
Projektgremien
Projektgremien sollen die strategische Planung und Steuerung eines Projektes unterstützen. Bei der Planung eines Projektes solltest du dir überlegen, welche Projektgremien sinnvoll sind. Man unterscheidet zwischen fünf verschiedenen Gremien, die aus der folgenden Grafik hervorgehen:
- Planungsgremium
- Das Planungsgremium unterstützt die Projektplanung bzw. führt diese durch.
- Beratungsgremium
- Das Beratungsgremium benennt und priorisiert fachliche Anforderungen.
- Steuerungsgremium
- Das Steuerungsgremium unterstützt die fachliche Steuerung des Projektes.
- Entscheidungsgremien
- Das Entscheidungsgremien trifft strategisch wichtige Entscheidungen.
- Kommunikationsgremium
- Das Kommunikationsgremium ist projektübergreifend und dient dem Erfahrungs- und Informationsaustausch, z.B. zur Förderung von Synergien und zur Vermeidung von Parallelentwicklungen.
Aufgaben und Kompetenzen eines Projektleiters
Ein Projektleiter sollte folgende Aufgaben erfüllen:
- Organisieren der Projektgruppe
- Definieren und Strukturieren der konkreten Aufgabenstellung
- Planen und Kontrollieren der Projektaufgabe
- Führen der Projektmitarbeiter
- Koordinieren der Partnerstellen
- Informieren der zuständigen Projektgremien
- Durchführen des Projektabschlusses
- Moderieren von Beratungs- und Steuerungsgremien
Er sollte auch über bestimmte Kompetenzen verfügen:
- Arbeitsverteilung in den Projektgruppen
- Auftragsvergabe an fremde Stellen
- Kontrolle und Steuerung aller Projektarbeiten
- Einberufung der Projektgremien
- Mitspracherecht bei Personalentscheidungen
- Eigeninitiative
- Entscheidungsfreudigkeit
- Motivationsfähigkeit
- Kooperationsbereitschaft
- Durchsetzungskraft
- Delegationsbereitschaft
- Einfühlungsvermögen
- Konsequenz
- Technisches Fachwissen
- Kaufmännische Kenntnisse
- Projektmanagement-Erfahrung
- Kenntnisse des Unternehmens
Projektbüro
In manchen Fällen ist das Schaffen eines Projektbüros sinnvoll. Ein Projektbüro ist eine spezielle organisatorische Instanz und übernimmt alle entwicklungsbetreuenden Aufgaben, wie z.B.:
- Planungsaufgaben
- Erfassungsaufgaben (z.B. Projektstammdaten, Stundenbelege)
- Informationsaufgaben (z.B. Projekt-Datenauswertungen, Verteilen von Plänen, Pflegen der Erfahrungsdatenbank)
- Abnahmen
- Vertragswesen
Die personelle Größe des Projektbüros sollte 2-3% des Projektvolumens betragen.
Prozessorganisation
Ist die organisatorische Struktur des Projektes festgelegt, solltest du den Ablauf der Produkterstellung (Prozessorganisation) festlegen. Dieser wird meistens im so genannten Prozessorganisationsplan fixiert uns sollte wie folgt gegliedert sein:
Prozess → Prozessabschnitt → Prozessphase → Prozessschritt
Weiterhin sollen Kontrollinstanzen und Meilensteine im Prozessorganisationsplan definiert werden. Meilensteine sind Zeitpunkte der Fertigstellung besonders wichtiger Tätigkeiten oder Arbeitspakete.
Projektplanung
Strukturplanung
Ist der Ablauf des Projektes festgelegt, solltest du mit Strukturplanung beginnen. Der Zweck dieser Phase ist das Ermöglichen einer sach-, termin- und kostengerechten Abwicklung des Projektes. Der Strukturplan lässt sich in die folgenden drei Strukturkomponenten aufteilen:
- Produktstruktur
- Kontenstruktur
- Projektstruktur
In Ihnen müssen sich alle Daten des Projektes wiederfinden.
Produktstruktur
Der Produktstrukturplan beschreibt die Beschaffenheit und die Eigenschaften des Produktes in hierarchischer Form (z.B. Systeme, Teilsysteme, Komplexe, Teilkomplexe, Komponenten, Teilkomponenten).
Projektstruktur
Die Projektstruktur beschreibt die aufgabenbezogene Gliederung des Projekts. Der Projektstrukturplan enthält alle Aktivitäten, die in den einzelnen Projektphasen durchzuführen sind. Um einen Projektstrukturplan zu erstellen, werden typischerweise Arbeitspakete gefunden und ihnen Meilensteine zugeordnet.
Kontenstruktur
Die Kontenstruktur beschreibt das Verfahren zur Kostenüberwachung.
Aufwandsschätzung
Die Aufwandsschätzung hat das Ziel, die in der Strukturplanung gefundenen Arbeitspakete nach dem Verbrauch von Ressourcen zu bewerten.
Terminplanung
Bei der Terminplanung werden alle Projekttermine durchgerechnet. Vorher sollten sowohl alle Beginn- und Endtermine und alle Meilensteine festgelegt werden.
Einsatzmittelplanung
Bei der Einsatzmittelplanung werden die Bedarfe an Einsatzmitteln ermittelt und den einzelnen Projektabschnitten zugeordnet.
Dem Bedarf an Mitarbeitern kommt eine besondere Bedutung zu:
Zunächst solltest du den Vorrat und anschließend den Bedarf von Mitarbeitern untersuchen. Dann solltest du Bedarf und Vorrat gegenüberstellen und mithilfe deiner Erkenntnisse die Personalstrategie entwerfen.
Kostenplanung
Risikomanagement
(siehe Risikomanagement)
Projektpläne
Man unterscheidet zwischen verschiedenen Typen von Projektplänen. Mit der Fertigstellung der Projektpläne endet die Projektplanung.
- Ablaufplan
- Überbegriff für Projektablaufpläne, wie Balkenplan, Balkendiagramm und Netzplan
- Aktionsplan bzw. Projektdurchführungsplan
- Plangrößen: Mitarbeiter, Maschinen, Kosten, Zeit
- Darstellungsformen: Liste, Diagramm
- Beschreibung: Enthält über die Zeit aufgetragen alle für das Projekt notwendigen Einsatzmittel
- Arbeitsplan
- Plangrößen: Mitarbeiter, Aufgaben
- Darstellungsformen: Liste, Baum
- Beschreibung: Beschreibt die Arbeitspakete und die verantwortlichen Mitarbeiter
- Aufgabenplan bzw. Zuständigkeitsplan
- Plangrößen: Aufgaben, Mitarbeiter, Aufwände, Termine, Abhängigkeiten
- Darstellungsformen: Liste
- Zählt alle Aufgaben mit ihren jeweiligen Vorgängern auf
- Aufwandsplan
- Plangrößen: Aufwände, Arbeitspakete, Organisationseinheiten
- Darstellungsformen: Liste, Diagramm
- Beschreibung: Enthält arbeitspaket- oder organisationsbezogen die einzelnen Planaufwände
- Ausbildungsplan
- Plangrößen: Mitarbeiter, Kurse, Termine, Orte
- Darstellungsformen: Liste, Balken
- Beschreibung: Enthält die für die einzelnen Mitarbeiter vorgesehenen Ausbildungsmaßnahmen
- Balkenplan bzw. Balkendiagramm
- Plangrößen: Mitarbeiter, Arbeitspakete, Zeitangaben,
- Darstellungsformen: Diagramm
- Beschreibung: Enthält die Arbeitspakete mit den zugehörigen Zeitangaben und Mitarbeitern
- Bedarfsplan bzw. Einsatzmittelplan
- Berichtsplan
- Plangrößen: Projektberichte, Verteiler, Termine
- Darstellungsformen: Liste
- Beschreibung: Legt die Informationswege der Projektberichterstattung fest
- Dokumentationsplan
- Plangrößen: Dokumente, Termine, Verfasser
- Darstellungsformen: Liste
- Beschreibung: Legt die geplanten Projekt- und Produktdokumente mit Terminen fest
- Erfahrungssicherungsplan bzw. Know-How-Sicherungsplan
- Plangrößen: Erfahrungen, Erfahrungsträger, Adressanten
- Darstellungsformen: Liste, Text
- Beschreibung: Zeigt die dokumentierten Erfahrungen mit den Erfahrungsträgern und den zukünftigen Adressaten auf
- Katastrophenplan
- Plangrößen: Katastrophen, Maßnahmen, Kümmerer
- Darstellungsformen: Liste, Text
- Beschreibung: Projektplan mit dem die bei Katastrophen durchzuführenden Maßnahmen untersucht werden
- Kommunikationsplan bzw. Kontaktplan
- Plangrößen: Projektbeteiligte, Kommunikationsarten, Intensitäten
- Darstellungsformen: Liste, Relationsgitter, Graph
- Zeigt die Kommunikationsbeziehungen der am Projekt beteiligten Mitarbeiter auf
- Konfigurationsmanagementplan
- Plangrößen: Konfigurationsmanagement-Methoden, Konfigurationsmanagement-Verfahren, Maßnahmen
- Darstellungsformen: Matrix, Text
- Kontenplan
- Plangrößen: Konten, Unterkonten, Verantwortliche
- Darstellungsformen: Liste, Diagramm
- Beschreibung Enthält in geordneter Form alle Konten und Unterkonten einesProjekts
- Kostenplan
- Plangrößen: Kostenelemente, Kosten, Zeit
- Darstellungsformen: Liste, Diagramm
- Beschreibung: Zeigt über die Zeit die geplanten Kosten für bestimmte Kostenelemente
- Krisenplan
- Plangrößen: Krisen, Maßnahmen, Kümmerer
- Darstellungsformen: Liste, Text
- Beschreibung: Weist die bei angedachten Krisen durchzuführenden Maßnahmen aus
- Meilensteinplan
- Plangrößen: Meilensteine, Termine, Verantwortliche
- Darstellungsformen: Liste, Balken, Netz
- Beschreibung: Enthält die Projektmeilensteine und deren Termine
- Mitarbeitereinsatzplan
- Plangrößen: Mitarbeiter, Einsatzpakete
- Darstellungsformen: Liste, Matrix
- Beschreibung: Zeigt den Einsatz von Mitarbeitern, bezogen auf die einzelnen Arbeitspakete
- Netzplan
- Plangrößen: Vorgänge, Abhängigkeiten, Termine
- Darstellungsformen: Liste, Netz
- Beschreibung: Enthält alle Vorgänge und deren Abhängigkeiten im zeitlichen Verlauf
- Personaleinsatzplan bzw. Personalplan
- Plangrößen: Personal, Teilprojekte, Zeit
- Darstellungsformen: Liste, Diagramm, Balken, Matrix
- Beschreibung: Zeit den Personaleinsatz über die Projektdauer verteilt an.
- Phasenplan
- Überbegriff für alle Planungsinformationen, die zu einer bestimmten Phase vorliegen
- Produktstrukturplan
- Plangrößen: Produktteile
- Darstellungsformen: Liste, Baum
- Beschreibung: Enthält alle Teile des Produktes in hierarchischer Anordnung
- Projektdurchführungsplan
- Überbegriff für alle der Projektdurchführung dienenden Planungsinformationen
- Projektorganisationsplan
- Plangrößen: Organisationseinheiten, Projektbeteiligte, Gremien
- Darstellungsformen: Liste, Baum, Matrix
- Beschreibung: Enthält alle am Projekt beteiligten Organisationseinheiten und Mitarbeiter
- Projektstrukturplan
- Plangrößen:
- Darstellungsformen:
- Beschreibung:
- Prozessplan bzw. Prozessorganisationsplan
- Plangrößen: Phasen, Meilensteine, Tätigkeitsarten, Baselines
- Darstellungsformen: Liste, Graph
- Beschreibung: Gliedert das Projekt in einzelne Phasen und Prozessschritte
- Qualifikationsplan
- Plangrößen: Personal, Qualifikationen
- Darstellungsformen: Liste, Balken, Matrix
- Beschreibung: Stellt eine Erweiterung zum Personaleinsatzplan dar, der zu dem benötigten Personal noch die jeweils benötigten Qualifikationen aufzeigt
- Qualitätssicherungsplan
- Überbegriff für alle Planungsinformationen im Rahmen der Qualitätssicherung
- Terminplan bzw. Zeitplan
- Plangrößen: Arbeitspakete, Termine, Verantwortliche
- Darstellungsformen: Liste, Balken
- Beschreibung: Enthält die durchzuführenden Arbeitspakete
- Testplan bzw. Qualitätsprüfplan
- Plangrößen: Testfälle, Termine
- Darstellungsformen: Liste, Balken
- Beschreibung: Enthält mit Angabe der Termine alle geplanten Testfälle
Projektunterstützung
Zur Projektdurchführung gibt es verschiedene unterstützende Tools. Hierzu eignet sich beispielsweise die Software GANTT-Project, breakup oder Microsoft Project.
Projektkontrolle
Regelmäßige Projektkontrollen sind wichtig, um ein Abgleiten von den eigentlichen Projektzielen zu verhindern. Zur Projektkontrolle stellt man die Ist-Werte der Projektparameter Zeit, Aufwand, Kosten und Leistungsmerkmale den Plan-Werten gegenüber, schaut ob Abweichungen auftreten und entwirft Gegenmaßnahmen.
Abweichungen von der Planung können durch verschiedene Dinge hervorgerufen werden:
- Personalmangel (z.B. Krankheit)
- Fehlende Qualifikation
- Unvorhergesehene Schwierigkeiten
- Unrealistische Aufwandsschätzung
- Nicht bedachte Abhängigkeiten
- Zusätzliche Leistungsanforderungen
Typische Gegenmaßnahmen sind die folgenden:
- Verschieben der Termine
- Heraufsetzen des Budgets
- Personal aufstocken
- Spezialisten einbinden
- Reduzieren des Leistungsumfangs
- Externe Aufträge vergeben
- Überstunden
- Aufgabenzuweisung ändern
- Individuelle Überwachung erhöhen (Es droht ein Motivationsverlust.)
- Individuelle Betreuung verringern
- Anheben der Qualifikation der Mitarbeiter
- Prozesse optimieren
- Prioritäten beim Ressourcenzugriff ändern
- Projekt umplanen
- Reihenfolge von Teilergebnissen ändern (sichtbare Teilergebnisse fördern die Motivation)
- Anzahl von Inspektionen erhöhen
- Anzahl von Inspektionen verringern
- Ändern des Prozessablaufes
- Motivation steigern (z.B. durch Social Events)
- (Finanzielle) Belohnungen oder Anreize schaffen
Außerdem ist es wichtig, festzulegen, wann und an wen Rückmeldungen stattfinden sollen.
Achte darauf, dass das "Fast-schon-fertig"-Syndrom nicht auftritt. Es besagt, dass ein Projekt sich kurz vor seiner Fertigstellung noch unnötig in die Länge zieht.
Projektdokumentation
Eine gute Projektdokumentation erleichtert das Suchen nach Informationen, sichert den Lernprozess und verhindert Informationsverlust.
Eine gute Möglichkeit zur Projektdokumentation ist ein Projekttagebuch.
Projektberichterstattung
Weiterhin sollten Projektinformationen gezielt an alle Projektbeteiligten verteilt werden. Die Projektberichterstattung hat also folgende Aufgaben:
- Informationswege aufzeigen
- Informationsbedürfnisse feststellen
- Informationskanäle festzulegen
- Berichtszeiträume bestimmen
Hierzu könne regelmäßig Projektbesprechungen stattfinden.
Projektabschluss
Der geregelte Abschluss eines Projektes erfordert folgende Dinge:
- Übergabe des Produkts an den Auftraggeber
- Sichern der gesammelten Erfahrungen
- Auflösen der Projektorganisation
- Klärung der Betreuung nach Auflösung des Projekts
Literatur
- Burghardt, Manfred: Projektmanagement, 6. Auflage, München, Publicis Corporate Publishing, 2002