Projektmanagement

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Version vom 08:22, 4. Feb. 2010

Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten. (DIN 69901-5:2009-01)

Begrifflichkeiten

Produkt

Ergebnis eines Tätigkeitsvorhabens (z.B. eine Software, eine Schriftstück oder eine Dienstleistung)

Projekt

Zielorientiertes Vorhaben zur Erstellung eines Produkts

Prozess

Das eigentliche Vorgehen im Projekt zur Erstellung des Produkts

Nutzen

Jedes vierte IT-Projekt geht scheitert. (Computerwoche 28/2007) Um dies zu vermeiden ist gutes Projektmanagement unerlässlich. Projektmanagement sollte auch um so intensiver betrieben werden, je größer das Projekt ist.

Kosten

Die Kosten des Projektmanagements steigen degressiv. Die Projektmanagementkosten sind also umso niedriger, je größer das Projekt ist.

Die Faustregel für Projektmanagementkosten gemessen an den Gesamtkosten beträgt

• 8% bei kleinen Projekten.
• 4% bei mittleren Projekten.
• 2% bei großen Projekten.

Projektdefinition

Projektgründung

Die Projektgründung wird durch das Stellen eines Projektantrags vollzogen. Dieser Projektantrag determiniert die verbindlichen Vorgaben für die nachfolgende Projektplanung. Er legt den Leistungsumfang und den zeitlichen und finanziellen Rahmen des Projektes fest. Inwieweit die Projektdefinition formalisiert erfolgt, ist abhängig von der jeweiligen Projektkultur.

Innovationsplanung

Innovationsplanung ist das gezielte Suchen von Geschäftsfeldern (und Produkten), die für ein Unternehmen lukrativ sind. Sie ist kein Teil des Projektmanagements, sollte jedoch trotzdem betrieben werden.

Die Innovationsplanung lässt sich in die drei folgenden drei Schritte gliedern:

1. Produktpositionierung
2. Produktbewertung
3. Produktauswahl

Dabei kommen typischerweise die folgenden Methoden zum Einsatz:

• Portfolioanalyse
• ABC-Analyse
• Lebenszyklusanalyse
• Kreativitätstechniken

Portfolioanalyse

Bei der Portfolioanalyse wird die eigene Technologieposition bestimmt, das Zukunftspotential der Technologie bewertet und anschließend wird eine Strategie unter besonderer Berücksichtigung der Wettbewerbssituation erstellt.

ABC-Analyse

Bei der ABC-Analyse werden die verschiedenen Produkte nach Umsatz geordnet und den Kategorien A, B oder C zugeordnet.

• A steht für umsatzstarke Produkte; Sie sollten gefördert werden.
• B steht für Produkte mit mittelmäßigen Umsatz; Hier sollte eine Selektion stattfinden.
• C steht für umsatzschwache Produkte; Diese Projekte sollten abgebaut werden.

Ziel der ABC-Analyse ist es, eine Strategie für die Produktplanung zu entwerfen, die wichtigen Produkte von den unwichtigen zu trennen.

Lebenszyklusanalyse

Bei der Lebenszyklusanalyse wird die zukünftige Entwicklung eines Produktes im Produktlebenszyklus ermittelt und daraus eine Strategie abgeleitet.

Kreativitätstechniken

(siehe Kreativitätstechniken)

Festlegung der Projekt-Grundparameter

Nach der Innovationsplanung folgt als erster Schritt des eigentlichen Projektmanagements die Festlegung der Projekt-Grundparameter:

1. geforderte Leistung
2. beanspruchte Zeit
3. benötigte Einsatzmittel bzw. Ressourcen

Diese drei Parameter sind interdependent, d.h. sie hängen voneinander ab. Wird also ein Parameter geändert, so hat dies Folgen auf die anderen beiden Faktoren.

Beispiel: Die Brainstorm SGmbH hat den Auftrag, einen Flyer für einen Kunden zu erstellen. Dieser verschiebt unerwartet den Fertigstellungstermin um zwei Wochen nach vorn (beanspruchte Zeit). Es müssen nun entweder die Einsatzmittel oder die Leistung geändert werden. Entweder die Qualität des Flyers (geforderte Leistung) wird reduziert oder es werden mehr Mitarbeiter (Einsatzmittel bzw. Ressourcen) für dieses Projekt eingesetzt.

Aufgabe des Projektmanagements ist es, mit möglichst wenig Einsatzmitteln und Zeit (Minimierung) eine optimale Leistung zu fördern (Maximierung).

Problemfeldanalyse

Der Projektantrag verlangt grobe Angaben zu den Projektparameter, die eigentlich erst nach der Projektplanung vorliegen. Zur Ermittlung dieser Angaben dient die Problemfeldanalyse. Zur Durchführung der Problemfeldanalyse solltest du dir folgende sieben Fragen stellen:

1. Wie lautet die Aufgabenstellung? (Werden Marktbedürfnisse gedeckt? Werden andere eigene Produkt verdrängt?)
2. Wie lautet die optimale Entwicklungsdauer?
3. Wie ist die optimale Personalstärke?
4. Wie muss das Personal qualifiziert sein?
5. Wie ist der richtige Produktumfang? (Sind alle benötigten Funktionen berücksichtigt? Sollen nicht benötigte Funktionen realisiert werden?)
6. Welche Methoden und Werkzeuge sollten genutzt werden? (z.B. Graphische Designwerkzeuge, Programmgeneratoren, Dokumentationssysteme)

Stellen eines Projektantrages

Der finale Schritt der Projektdefinition ist schließlich das Stellen des Projektantrages. Der Projektantrag ist das Dokument, das die wichtigsten Eckdaten des geplanten Projektes enthält. Zusätzlich müssen oft auch rechtliche Rahmenbedingungen miteinbezogen werden. Folgende Daten sollte ein Projektantrag enthalten:

1. Name und Kurzbeschreibung des Projektes
2. Teilprojekte
3. Projektleiter bzw. Teilprojektleiter
4. Personalaufwand
5. Einsatzmittelkosten
6. Meilensteine
7. Fertigstellungstermine
8. Risiken
9. Unterschrift vom Auftragnehmer und Auftraggeber

Entweder wird der Projektantrag bewilligt und das Projekt geht damit in das nächste Statium über oder der Antrag wird abgelehnt und das Projekt wird verworfen.

Definition des Projektziels

Das Projektziel wird in aufeinander folgenden Planungsschritten mit zunehmender Detaillierung spezifiziert:

1. Lastenheft
2. Pflichtenheft
3. Leistungsbeschreibung

Erst die Leistungsbeschreibung enthält das verbindliche Projektziel.

Lastenheft

Das Lastenheft ist das erste Dokument und wird vom Auftraggeber erstellt. Es enthält alle benötigten Leistungen und Funktionen. Oft wird es auch Anforderungskatalog genannt.

Pflichtenheft

Das Pflichtenheft wird vom Auftragnehmer erstellt und enthält Lösungen für die im Lastenheft formulierten Anforderungen.

Leistungsbeschreibung

Die Leistungsbeschreibung umfasst das Feinkonzept und einen ersten Grobentwurf. Sie stellt für alle Seiten die einzig verbindliche Beschreibung des geplanten Produkts dar.

Projektplanung

Projektunterstützung

Projektkontrolle

Projektabschluss

Literatur

• Burghardt, Manfred: Projektmanagement, 6. Auflage, München, Publicis Corporate Publishing, 2002