Projektmanagement

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Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten. (DIN 69901-5:2009-01)

Inhaltsverzeichnis 1 Begrifflichkeiten 2 Nutzen 3 Kosten 4 Projektdefinition 4.1 Projektgründung 4.1.1 Innovationsplanung 4.1.1.1 ABC-Analyse 4.1.1.2 Lebenszyklusanalyse 4.1.1.3 Kreativitätstechniken 4.1.2 Festlegung der Projekt-Grundparameter 4.1.3 Problemfeldanalyse 4.1.4 Stellen eines Projektantrages 4.2 Definition des Projektziels 4.2.1 Lastenheft 4.2.2 Pflichtenheft 4.2.3 Leistungsbeschreibung 4.2.4 Änderungsverfahren 4.2.4.1 Kontinuierlicher Änderungsprozess 4.2.4.2 Eingeschobener Änderungsprozess 4.2.4.3 Begleitender Änderungsprozess 4.3 Wirtschaftlichkeitsanalyse 4.4 Projektorganisation 4.4.1 Organisationsformen 4.4.1.1 Reine Projektorganisation 4.4.1.2 Einfluss-Projektorganisation 4.4.1.3 Matrix-Projektorganisation 4.4.1.4 Auftrags-Projektorganisation 4.4.1.5 Projektmanagement in der Linie 4.4.2 Projektgremien 4.4.3 Aufgaben und Kompetenzen eines Projektleiters 4.4.4 Projektbüro 4.5 Prozessorganisation 5 Projektplanung 5.1 Strukturplanung 5.1.1 Produktstruktur 5.1.2 Projektstruktur 5.1.3 Kontenstruktur 5.2 Aufwandsschätzung 5.3 Terminplanung 6 Projektunterstützung 7 Projektkontrolle 8 Projektabschluss 9 Literatur

Begrifflichkeiten

Produkt

Ergebnis eines Tätigkeitsvorhabens (z.B. eine Software, eine Schriftstück oder eine Dienstleistung)

Projekt

Zielorientiertes Vorhaben zur Erstellung eines Produkts

Prozess

Das eigentliche Vorgehen im Projekt zur Erstellung des Produkts

Nutzen

Jedes vierte IT-Projekt scheitert. (Computerwoche 28/2007) Um dies zu vermeiden ist gutes Projektmanagement unerlässlich - auch in anderen Branchen. Projektmanagement sollte auch um so intensiver betrieben werden, je größer das Projekt ist.

Kosten

Die Kosten des Projektmanagements steigen degressiv. Die Projektmanagementkosten sind also umso niedriger, je größer das Projekt ist.

Die Faustregel für Projektmanagementkosten gemessen an den Gesamtkosten beträgt

• 8% bei kleinen Projekten.
• 4% bei mittleren Projekten.
• 2% bei großen Projekten.

Projektdefinition

Projektgründung

Die Projektgründung wird durch das Stellen eines Projektantrags vollzogen. Dieser Projektantrag determiniert die verbindlichen Vorgaben für die nachfolgende Projektplanung. Er legt den Leistungsumfang und den zeitlichen und finanziellen Rahmen des Projektes fest. Inwieweit die Projektdefinition formalisiert erfolgt, ist abhängig von der jeweiligen Projektkultur.

Innovationsplanung

Innovationsplanung ist das gezielte Suchen von Geschäftsfeldern (und Produkten), die für ein Unternehmen lukrativ sind. Sie ist kein Teil des Projektmanagements, sollte jedoch trotzdem betrieben werden.

Die Innovationsplanung lässt sich in die drei folgenden drei Schritte gliedern:

1. Produktpositionierung
2. Produktbewertung
3. Produktauswahl

Dabei kommen typischerweise die folgenden Methoden zum Einsatz:

• ABC-Analyse
• Lebenszyklusanalyse
• Kreativitätstechniken

ABC-Analyse

Bei der ABC-Analyse werden die verschiedenen Produkte nach Umsatz geordnet und den Kategorien A, B oder C zugeordnet.

• A steht für umsatzstarke Produkte; Sie sollten gefördert werden.
• B steht für Produkte mit mittelmäßigen Umsatz; Hier sollte eine Selektion stattfinden.
• C steht für umsatzschwache Produkte; Diese Projekte sollten abgebaut werden.

Ziel der ABC-Analyse ist es, eine Strategie für die Produktplanung zu entwerfen, die wichtigen Produkte von den unwichtigen zu trennen.

Lebenszyklusanalyse

Bei der Lebenszyklusanalyse wird die zukünftige Entwicklung eines Produktes im Produktlebenszyklus ermittelt und daraus eine Strategie abgeleitet.

Kreativitätstechniken

(siehe Kreativitätstechniken)

Festlegung der Projekt-Grundparameter

Nach der Innovationsplanung folgt als erster Schritt des eigentlichen Projektmanagements die Festlegung der Projekt-Grundparameter:

1. geforderte Leistung
2. beanspruchte Zeit
3. benötigte Einsatzmittel bzw. Ressourcen

Diese drei Parameter sind interdependent, d.h. sie hängen voneinander ab. Wird also ein Parameter geändert, so hat dies Folgen auf die anderen beiden Faktoren.

Beispiel: Die Brainstorm SGmbH hat den Auftrag, einen Flyer für einen Kunden zu erstellen. Dieser verschiebt unerwartet den Fertigstellungstermin um zwei Wochen nach vorn (beanspruchte Zeit). Es müssen nun entweder die Einsatzmittel oder die Leistung geändert werden. Entweder die Qualität des Flyers (geforderte Leistung) wird reduziert oder es werden mehr Mitarbeiter (Einsatzmittel bzw. Ressourcen) für dieses Projekt eingesetzt.

Aufgabe des Projektmanagements ist es, mit möglichst wenig Einsatzmitteln und Zeit (Minimierung) eine optimale Leistung zu fördern (Maximierung).

Problemfeldanalyse

Der Projektantrag verlangt grobe Angaben zu den Projektparameter, die eigentlich erst nach der Projektplanung vorliegen. Zur Ermittlung dieser Angaben dient die Problemfeldanalyse. Zur Durchführung der Problemfeldanalyse solltest du dir folgende sieben Fragen stellen:

1. Wie lautet die Aufgabenstellung? (Werden Marktbedürfnisse gedeckt? Werden andere eigene Produkt verdrängt?)
2. Wie lautet die optimale Entwicklungsdauer?
3. Wie ist die optimale Personalstärke?
4. Wie muss das Personal qualifiziert sein?
5. Wie ist der richtige Produktumfang? (Sind alle benötigten Funktionen berücksichtigt? Sollen nicht benötigte Funktionen realisiert werden?)
6. Welche Methoden und Werkzeuge sollten genutzt werden? (z.B. Graphische Designwerkzeuge, Programmgeneratoren, Dokumentationssysteme)

Stellen eines Projektantrages

Der finale Schritt der Projektdefinition ist schließlich das Stellen des Projektantrages. Der Projektantrag ist das Dokument, das die wichtigsten Eckdaten des geplanten Projektes enthält. Zusätzlich müssen oft auch rechtliche Rahmenbedingungen miteinbezogen werden. Folgende Daten sollte ein Projektantrag enthalten:

1. Name und Kurzbeschreibung des Projektes
2. Teilprojekte
3. Projektleiter bzw. Teilprojektleiter
4. Personalaufwand
5. Einsatzmittelkosten
6. Meilensteine
7. Fertigstellungstermine
8. Risiken
9. Unterschrift vom Auftragnehmer und Auftraggeber

Entweder wird der Projektantrag bewilligt und das Projekt geht damit in das nächste Statium über oder der Antrag wird abgelehnt und das Projekt wird verworfen.

Definition des Projektziels

Das Projektziel wird in aufeinander folgenden Planungsschritten mit zunehmender Detaillierung spezifiziert:

1. Lastenheft
2. Pflichtenheft
3. Leistungsbeschreibung

Erst die Leistungsbeschreibung enthält das verbindliche Projektziel.

Lastenheft

Das Lastenheft ist das erste Dokument und wird vom Auftraggeber erstellt. Es enthält alle benötigten Leistungen und Funktionen. Oft wird es auch Anforderungskatalog genannt.

Pflichtenheft

Das Pflichtenheft wird vom Auftragnehmer erstellt und enthält Lösungen für die im Lastenheft formulierten Anforderungen.

Leistungsbeschreibung

Die Leistungsbeschreibung umfasst das Feinkonzept und einen ersten Grobentwurf. Sie stellt für alle Seiten die einzig verbindliche Beschreibung des geplanten Produkts dar.

Änderungsverfahren

Änderungen von Ergebnissen aus frühen Projektphasen (z.B. Anforderungskatalog) haben weitreichende Auswirkungen. Änderungen dürfen nur in Folge eines geregelten Änderungsverfahrens vorgenommen werden. Zu Beginn eines Projekts muss ein verbindliches Änderungsverfahren festgelegt werden.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten:

1. Kontinuierlicher Änderungsprozess
2. Eingeschobener Änderungsprozess
3. Begleitender Änderungsprozess

Kontinuierlicher Änderungsprozess

Beim kontinuierlichen Änderungsprozess fließen die Änderungen laufend mit in den Entwicklungsprozess ein. Nachteilig ist hierbei, dass eine ständige Unsicherheit bezüglich der Aktualität der Arbeitsschritte herrscht.

Eingeschobener Änderungsprozess

Beim eingeschobenen Änderungsprozess wird der gesamte Entwicklungsprozess zur vollständigen Planüberarbeitung unterbrochen. Er vermeidet die Unsicherheit bezüglich der Aktualität der Arbeitsergebnisse und hilft die Ordnung auch in komplexen Projekten zu sichern. Allerdings verlängert sich die Projektdauer durch die engeschobenen Planungsphasen teilweise erheblich.

Begleitender Änderungsprozess

Beim begleitenden Änderungsprozess werden Änderungsanforderungen separat in einer parallelen Schattenentwicklung umgesetzt, während der eigentliche Plan in der Basisentwicklung weitergeführt wird. Nach festgelegten Zeitabständen werden dann die Ergebnisse der Basis- und Schattenentwicklung zusammengeführt (revidierte Entwicklung). Dies erfordert einen erheblichen Mehraufwand, allerdings können die Erkenntnisse aus der Basisentwicklung schon früh genutzt werden.

Wirtschaftlichkeitsanalyse

(siehe Wirtschaftlichkeitsanalyse)

Projektorganisation

Projektorganisation ist die Gesamtheit der Organisationseinheiten und der aufbau- und ablauforganisatorischen Regelungen zur Abwicklung eines Projekts. Die Projektorganisation ist also eine temporäre Organisation, die auf die Besonderheiten des jeweiligen Projekts abgestimmt ist. Sie wird im nächsten Schritt durch das Klären der Folgenden Fragestellungen bestimmt:

• Festlegung der Arbeitsteilung (funktional, divisional)
• Festlegung der Koordinationsinstrumente (persönliche Weisung, Selbstabstimmung, Programme, Pläne)
• Bestimmung der Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten und Kompetenzen
• Regelung der Weisungsbefugnisse, Kontrollrechte und Aufsichtspflichten

Organisationsformen

Man unterscheidet zwischen folgenden Organisationsformen:

1. Reine Projektorganisation
2. Einfluss-Projektorganisation
3. Matrix-Projektorganisation
4. Auftrags-Projektorganisation
5. Projektmanagement in der Linie

Reine Projektorganisation

Bei der reinen Projektorganisation gibt es einen Projektleiter, der die alleinige Verantwortung und die gesamte Weisungs- und Entscheidungsbefugnis hat. Die Mitarbeiter werden dem Projektleiter für die Dauer des Projektes unterstellt.

Einfluss-Projektorganisation

Bei der Einfluss-Projektorganisation werden Entscheidungen demokratisch von den beteiligten Mitarbeitern gefällt. Die Initiiative übernimmt dabei der Projektkoordinator.

Matrix-Projektorganisation

Bei der Matrix-Projektorganisation werden einem Projektleiter mehrere Mitarbeiter verschiedener Abteilungen unterstellt. Der Projektleiter ist nur fachlich verantwortlich. Er hat keine disziplinarischen Weisungsbefugnisse.

Auftrags-Projektorganisation

Bei der Auftrags-Projektorganisation wird eine eigenständige Organisationseinheit Projektmanagment gegründet, die Teilprobleme bzw. Aufträge an andere Mitarbeiter des Unternehmens delegiert. Es sollte darauf geachtet werden, dass dieses Verfahren nicht bürokratisiert wird.

Projektmanagement in der Linie

Beim Projektmanagement in der Linie ist der Leiter einer Organisationseinheit, wie z.B. Vertrieb gleichzeitig auch Leiter des Projektes. Diese Organisationsform ist vorwiegend für kleinere Projekte geeignet.

Projektgremien

Projektgremien sollen die strategische Planung und Steuerung eines Projektes unterstützen. Bei der Planung eines Projektes solltest du dir überlegen, welche Projektgremien sinnvoll sind. Man unterscheidet zwischen fünf verschiedenen Gremien, die aus der folgenden Grafik hervorgehen:

Planungsgremium

Das Planungsgremium unterstützt die Projektplanung bzw. führt diese durch.

Beratungsgremium

Das Beratungsgremium benennt und priorisiert fachliche Anforderungen.

Steuerungsgremium

Das Steuerungsgremium unterstützt die fachliche Steuerung des Projektes.

Entscheidungsgremien

Das Entscheidungsgremien trifft strategisch wichtige Entscheidungen.

Kommunikationsgremium

Das Kommunikationsgremium ist projektübergreifend und dient dem Erfahrungs- und Informationsaustausch, z.B. zur Förderung von Synergien und zur Vermeidung von Parallelentwicklungen.

Aufgaben und Kompetenzen eines Projektleiters

Ein Projektleiter sollte folgende Aufgaben erfüllen:

• Organisieren der Projektgruppe
• Definieren und Strukturieren der konkreten Aufgabenstellung
• Planen und Kontrollieren der Projektaufgabe
• Führen der Projektmitarbeiter
• Koordinieren der Partnerstellen
• Informieren der zuständigen Projektgremien
• Durchführen des Projektabschlusses
• Moderieren von Beratungs- und Steuerungsgremien

Er sollte auch über bestimmte Kompetenzen verfügen:

• Arbeitsverteilung in den Projektgruppen
• Auftragsvergabe an fremde Stellen
• Kontrolle und Steuerung aller Projektarbeiten
• Einberufung der Projektgremien
• Mitspracherecht bei Personalentscheidungen
• Eigeninitiative
• Entscheidungsfreudigkeit
• Motivationsfähigkeit
• Kooperationsbereitschaft
• Durchsetzungskraft
• Delegationsbereitschaft
• Einfühlungsvermögen
• Konsequenz
• Technisches Fachwissen
• Kaufmännische Kenntnisse
• Projektmanagement-Erfahrung
• Kenntnisse des Unternehmens

Projektbüro

In manchen Fällen ist das Schaffen eines Projektbüros sinnvoll. Ein Projektbüro ist eine spezielle organisatorische Instanz und übernimmt alle entwicklungsbetreuenden Aufgaben, wie z.B.:

• Planungsaufgaben
• Erfassungsaufgaben (z.B. Projektstammdaten, Stundenbelege)
• Informationsaufgaben (z.B. Projekt-Datenauswertungen, Verteilen von Plänen, Pflegen der Erfahrungsdatenbank)
• Abnahmen
• Vertragswesen

Die personelle Größe des Projektbüros sollte 2-3% des Projektvolumens betragen.

Prozessorganisation

Ist die organisatorische Struktur des Projektes festgelegt, solltest du den Ablauf der Produkterstellung (Prozessorganisation) festlegen. Dieser wird meistens im so genannten Prozessorganisationsplan fixiert uns sollte wie folgt gegliedert sein:

Prozess → Prozessabschnitt → Prozessphase → Prozessschritt

Weiterhin sollen Kontrollinstanzen und Meilensteine im Prozessorganisationsplan definiert werden. Meilensteine sind Zeitpunkte der Fertigstellung besonders wichtiger Tätigkeiten oder Arbeitspakete.

Projektplanung

Strukturplanung

Ist der Ablauf des Projektes festgelegt, solltest du mit Strukturplanung beginnen. Der Zweck dieser Phase ist das Ermöglichen einer sach-, termin- und kostengerechten Abwicklung des Projektes. Der Strukturplan lässt sich in die folgenden drei Strukturkomponenten aufteilen:

1. Produktstruktur
2. Kontenstruktur
3. Projektstruktur

In Ihnen müssen sich alle Daten des Projektes wiederfinden.

Produktstruktur

Der Produktstrukturplan beschreibt die Beschaffenheit und die Eigenschaften des Produktes in hierarchischer Form (z.B. Systeme, Teilsysteme, Komplexe, Teilkomplexe, Komponenten, Teilkomponenten).

Projektstruktur

Die Projektstruktur beschreibt die aufgabenbezogene Gliederung des Projekts. Der Projektstrukturplan enthält alle Aktivitäten, die in den einzelnen Projektphasen durchzuführen sind. Um einen Projektstrukturplan zu erstellen, werden typischerweise folgende Aufgaben erledigt:

1. Arbeitspakete finden
2. Meilensteine zuordnen
3. Aufwandsschätzung
4. Ressourcen- und Kostenplanung

Kontenstruktur

Die Kontenstruktur beschreibt das Verfahren zur Kostenüberwachung.

Aufwandsschätzung

Die Aufwandsschätzung hat das Ziel, die in der Strukturplanung gefundenen Arbeitspakete nach dem Verbrauch von Ressourcen zu bewerten.

Terminplanung

Bei der Terminplanung werden alle Projekttermine durchgerechnet. Vorher sollten sowohl alle Beginn- und Endtermine und alle Meilensteine festgelegt werden.

Projektunterstützung

Projektkontrolle

Projektabschluss

Literatur

• Burghardt, Manfred: Projektmanagement, 6. Auflage, München, Publicis Corporate Publishing, 2002