Umgangsformen
Aus Brainstorm Wiki
Umgangsformen haben für dich möglicherweise keinen direkten Vorteil, aber sie senken das Risiko negativ aufzufallen.
Inhaltsverzeichnis |
Distanzzonen
Eine Distanzzone ist der Abstand zwischen zwei Personen.
Man unterscheidet zwischen vier verschiedenen Distanzzonen:
- Private Distanz
- Persönliche Distanz
- Geschäftliche Distanz
- Öffentliche Distanz
Private Distanz
Das unaufgeforderte Eindringen in diese Zone ist auf beruflicher Ebene ein absolutes Tabu. Bei langfristiger beruflicher Zusammenarbeit kann das Schulterklopfen aber auch das Zusammenwachsen der Gruppe fördern. Mit körperlichen Berührungen solltest du im Arbeitsumfeld trotzdem stets achtsam umgehen.
Persönliche Distanz
Innerhalb dieser Distanz finden direkte Konversation und Begrüßung statt. Das Eindringen in diese Zone ist eine Geste des Entgegenkommens und fördert die Kommunikation.
Geschäftliche Distanz
Diese Distanz verdeutlicht eine grundlegende, abwartende Haltung, jedoch ohne direkte Zuwendung. Zu dieser Zone gehören beispielsweise der Arbeitsbereich eines Schreibtisches oder einer Theke.
Öffentliche Distanz
Der Bereich über zwei Metern ist die öffentliche Distanzzone. In dieser Zone ist weder eine direkte Kontaktaufnahme möglich, noch kann man eine ordentliche Unterhaltung führen.
Fazit: Dringe nicht unvorsichtig in die private Distanzzone ein und verwende die Verkürzung bzw. Verlängerung der Distanz gezielt als Hilfsmittel der Kommunikation.
Begrüßung
Bei jeder Begrüßung stellt sich die Frage, ob man sein Gegenüber mit Handschlag begrüßen soll. Grundsätzlich wird dabei die zweite Hand aus der Hosentasche genommen.
Bei der Handschlagfrage gibt es generell drei mögliche Regeln, die im folgenden dargestellt sind.
- Der Ranghöhere entscheidet.
- Der Hinzukommende entscheidet.
- Der Ältere entscheidet.
Ergänzend zu diesen Regeln gibt es vier besonders schwierige Situationen:
Begrüßung und Handschlag als Bewerber
Warte auf eine Aktion des Personalverantwortlichen. Die Person angucken, freundlich grüßen und vielleicht etwas nicken. Falls dein Gegenüber die Hand ausstreckt, einfach selbstbewusst einen Handschlag geben.
Begrüßung und Handschlag im Kundengespräch
Der Kunde ist immer höher gestellt und kann demnach wählen, wie er begrüßt werden will. Die freundliche Geste des Handschlags kann aber auch ein "Eisbrecher" sein, um die gespannte Haltung des Kunde zu lösen.
Begrüßung und Handschlag gegenüber einem jüngeren Chef
In der Situation mit einem jüngeren Chef solltest du den Wünschen des Chef nachgehen und ihn so begrüßen, wie er es von sich aus macht.
Begrüßung und Handschlag im Privatleben
Im Privatleben entscheidet generell die ältere Person, wie und wann man sich begrüßt. Kommt eine Person in einen Kreis sitzender Personen, sollten die Sitzenden generell aufstehen, um die hinzukommende Person zu integrieren.
Bekanntmachen
Der Ablauf von Begrüßung und Bekanntmachen wird im folgenden erläutert.
Vorstellung der eigenen Person
Beim ersten Auftritt in einer neue Gruppe wird der Neuling stets vorgestellt. Du kannst dies natürlich auch selbst tun, dazu hast du mehrere sprachliche Möglichkeiten:
"Ich heiße Martin Schmidt." "Mein Name ist Martin Schmidt."
Vermeide als Mann die Vorstellung "Mein Name ist Herr Martin Schmidt.", den sie gilt als tollpatschig und unhöflich. Für Frauen ist diese Version vollkommen okay.
In einer Runde mit mehreren Personen kürzt du ab der zweiten Person auf "Schmidt" ab.
Personen mit akademischem Titel werden auch solange mit diesem angesprochen, bis die betreffende Person dir dies erlässt.
Wenn du über eine Person sprichst, füge aus Höflichkeitsgründen immer "Frau" bzw. "Herr" hinzu.
Visitenkarten
Visitenkarte helfen dir, in einer größeren Runde den Überblick zu behalten und dir die Namen deiner Gesprächspartner besser einzuprägen.
Wenn du einem Geschenk deine Visitenkarte beifügst, kannst du diese durch eine kleine handschriftliche Notiz personalisieren.
Du oder Sie?
Das Duzen und Siezen unterliegt beruflichen und privaten Unterschieden. Im Beruf entschiedet der hierarchisch Höhergestellte und im privaten Rahmen der Ältere.
Das "Sie" wahrt die geschäftliche Distanz, deshalb solltest du einen Vorgesetzten nicht unaufgefordert Duzen. Ein „Du“ zeigt an, dass man auf der persönlich-privaten Ebene gut mit der Person auskommt.
Falls in besonderen Situationen ein "Du" angeboten wird, das sich später als hinderlich erweist, solltest du das sofort ansprechen, bevor es sich gefestigt hat.
In geschäftlicher Beziehung erweist sich ein vorschnelles "Du" meist als hinderlich, da es zunächst Misstrauen hervorruft.
Kleidung
Mit gepflegter und exklusiver Kleidung vermittelt man Seriösität und Vertrauenswürdigkeit. Alle sichtbaren Körper- und Kleidungsteile sollten gepflegt sein.
Achte besonders auf:
- gepflegte Haare
- gute Rasur
- gut geputzte Zähne
- saubere Hände und Fingernägel
- saubere Schuhe sowie passende Strümpfe
- gepflegte Absätze
- kein grell bzw. bunt geschminktes Gesicht
Pro Hand maximal zwei Ringe und keine Gesichtspiercings. Außerdem solltest du als Berufseinsteiger hierarchisch Höhergestellte nicht zu offensichtlich in ihrem Kleidungsstil überbieten.
Angemessene Geschäftskleidung für den Herrn
Als Faustregel gilt: Die Kleidung wird nach unten hin immer dunkler.
Vermeide zu viel Farbe und Musterveränderungen (z.B. kariert zu gestreift). Zu geschäftlichen Terminen solltest du eine dunkle Farbe tragen.
Die Krawatte sollte auf der Gürtelschnalle enden und auch bei größerer Hitze solltest du nicht auf eine Krawatte verzichten. Wähle lieber ein etwas weiteres Hemd und binde die Krawatte leichter.
Wähle halbhohe Schuhe mit möglichst dünner Sohle, denn diese macht den Schuh eleganter.
Trage immer einen Gürtel und eine Uhr, denn es gilt "The belt breaks the suit." (zu Deutsch etwa: "Der Gürtel bekommt den Anzug klein.").
Der unterste Knopf eines Einreiher-Jacketts bleibt grundsätzlich offen.
Angemessene Geschäftskleidung für die Dame
Standard ist für die Dame ebenfalls ein dunkler Anzug, der offen getragen wird. Ein dunkler Rock, der mindestens bis zu den Knien reicht mit passendem Oberteil, das Schultern und Oberarme verdeckt, ist ebenfalls geeignet. Auf Krawatte und Fliege solltest du als Dame strikt verzichten.
Hochzeit und Begräbnis
Hochzeit
Als Mann trägst du Schwarz mit weißem Hemd und nichtschwarzer Krawatte. Als Dame ist für dich nur das ganzkörperliche Weiß tabu.
Begräbnis
Als Herr trägst du Schwarz oder Dunkelblau mit dunklem Hemd und dunkler Krawatte. Die Dame kleidet sich ebenfalls dunkel.
Der Fahrstuhl
Beim Betreten eines Fahrstuhls lässt du am besten dem Ranghöheren den Vortritt. Die bereits im Fahrstuhl befindlichen Personen grüßt du beim Betreten und beim Verlassen freundlich. Wenn im Fahrstuhl noch Platz ist, solltest du auf Nachzügler warten und die Tür aufhalten.
Smalltalk
Nach einer höflichen Begrüßung solltest du deinem Gegenüber Zeit lassen, die ersten Worte zu finden. Beachte, dass auch Vorgesetzte mal einen schlechten Tag haben können.
Als allgemeiner Hinweis zur Unterhaltung kann der folgende Merksatz dienen: "Mache nie den ersten Scherz". Damit liegst du meistens richtig.
(siehe Smalltalk)
Essen
Bei Geschäftsessen betritt man das Restaurant in der beruflichen Hierarchie ohne Differenzierung zwischen Mann und Frau. Im privaten Kreis hält man der Dame die Tür auf, und sie betritt das Restaurant zuerst.
Am Tisch trägt der Herr das Jackett offen. Das Jackett wird erst nach Aufforderung oder ähnlicher Handlung des Gastgebers abgelegt.
Abendessen
Das Abendessen besteht aus:
- Aperitif
- Salat oder Suppe
- Hauptgang
- Nachspeise
- (eventuell Kaffee oder Tee)
Bei der Getränkewahl empfiehlt sich in Deutschland nach dem Hauswein zu fragen, da er größtenteils qualitativ gut und bezahlbar ist.
Allgemeine Haltungs- und Verhaltenshinweise
- Sitze aufrecht mit etwa 15 cm Entfernung zwischen Tisch und Bauch.
- Hände und Unterarme liegen auf dem Tisch.
- Die Ellenbogen verbleiben hinter dem Tisch, freischwebend.
- Den Kopf stützt du nicht ab und fasst ihn am besten gar nicht an.
- Mit dem Essen und Trinken wird erst angefangen, wenn alle Personen am Tisch sind oder der Gastgeber dazu auffordert.
- Beim ersten Schluck wird angestoßen und allen Personen in die Augen gesehen.
- Das Besteck nutzt du von außen nach innen und führst es zum Mund, nicht anders herum.
- Eine Suppentasse kann im Gegensatz zu einem Suppenteller ausgetrunken werden.
- Das Brot wird vor dem Essen gebrochen.
- Die Serviette kommt auf den Schoß und bleibt nach dem Gebrauch neben dem Teller liegen.
- Wenn du gemeinsam mit anderen gekommen bist, geht ihr auch gemeinsam.
- Auf Benutzen von Zahnstochern und Nachziehen von Lippenstift ist am Tisch zu verzichten.
Tischreden
Für eine kurze Rede stehst du einfach auf und bittest, wenn nötig, kurz um Ruhe. Wenn du vor einer größeren Gruppe von Personen sprichst, kannst du durch das Klopfen an ein Glas zusätzlich Aufmerksamkeit erregen.
Wenn du aufstehst, rückst du den Stuhl nach hinten. Wenn du deinen Sitzplatz verlässt, dann stelle den Stuhl sofort wieder mit 30 cm Abstand zwischen Tisch und Lehne zurück.
Bezahlung und Trinkgeld
In Deutschland gibst du fünf bis zehn Prozent Trinkgeld, das du bei bargeldloser Zahlung in bar hinterlässt. Im Ausland solltest du dich an lokale Bräuche und Sitten anpassen.
Geschenke
Auf geschäftlicher Ebene sind Geschenke eher weniger geworden, trotzdem kannst du mit natürlichen Kleinigkeiten aus der Region überzeugen. Besonders im privaten Bereich kommen kleine Geschenke sehr gut an.
Geschäftsbriefe
Eine E-Mail Nachricht solltest du mit genauso viel Sorgfalt, wie einen Brief erstellen und niemals ohne zweite Rechtschreib- und Grammatikprüfung versenden.
Doktortitel werden mit "Dr." abgekürzt. Professor wird dagegen ausgeschrieben. Als Abkürzungen sind nur die offiziellen Abkürzungen des Dudens sowie Promotionstitel erlaubt.
Telefonieren
In deutschen Unternehmen wird ein Telefonat vorwiegend mit Firmenname, Name und Grußformel begonnen. Dies kann aber im Rahmen der Corporate Identity abweichend gehandelt werden.
Im Privatleben solltest du dich nicht mit einer Kurzantwort, wie "Ja" oder "Hallo" melden, denn dies wird oft als unkultiviert empfunden.
Anrufbeantworter
Hinterlasse deinen Namen, deine Telefonnummer und eine kurze Nachricht. Am besten rufst du montags bis donnerstags von 9.00 Uhr bis 11.00 Uhr an.
Mobiltelefone
Situationen, in denen du dein Handy zumindest stumm schalten solltest:
- Meetings
- Restaurant
- Feste
- Vorträge
- Kundegespräche
- Sex
- Orte, an denen Personen sich konzentrieren wollen
Absolute Tabuzonen für Handys sind:
- Friedhöfe
- Flugzeuge
- Tankstellen
- Autos (nur mit Freisprechanlage)
- Krankenhäuser
