Zeitmanagement

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=== ABC-Priorisierung und Papierkorb ===
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Dringliche Aktivitäten sind Aktivitäten, bei denen die Zeit dich drängt, sie zu erledigen.
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Wichtige Aktivitäten sind Aktivitäten, die dich deinen Zielen näher bringen.
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Versuche dich auf das Wichtige zu konzentrieren und das Dringliche zu minimieren.
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'''A-Aufgaben''' sind dringend und wichtig. Meist sind es bedeutende Probleme. Versuche sie sofort zu
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erledigen.
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'''B-Aufgaben''' sind wichtig, aber nicht dringend. Nur wenn du dich auf sie konzentrierst, kommst du
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dahin, wo du in deinem Leben hin willst.
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'''C-Aufgaben''' sind dringlich, aber nicht wichtig. Versuche sie zu reduzieren!
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Papierkorb-Aufgaben sind weder dringlich noch wichtig. Eliminiere sie sofort.
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=== Pareto-Prinzip ===
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Das Pareto-Prinzip beschreibt, dass 20% deiner Zeit 80% des Ergebnisses ausmachen. Die
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verbleibenden 80% deiner Arbeit machen nur 20% des Ergebnisses aus. Konzentriere dich also auf
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die Kernaufgaben!
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=== Sperrzeit ===
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Nimm dir eine Stunde Zeit am Tag, in der du durch nichts gestört werden darfst. Nutze diese Zeit, um an einer A-Aufgabe zu arbeiten. Dadurch erreichst du oft ein sehr gutes Arbeitsergebnis.
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=== Lohnende Pausen ===
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Setze Pausen und halte sie ein! Spätestens nach 90 Minuten konzentrierter Arbeit bricht deine
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Konzentration rapide ein. Ein Spaziergang wirkt häufig Wunder.
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=== Zusammenfassen ===
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Versuche gleichartige Aktivitäten, wie z.B. das Beantworten von E-Mails, gebündelt zu erledigen. Häufig ergeben sich dadurch Synergien. Außerdem wird deine eigentliche Arbeit nicht so häufig unterbrochen.
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=== Delegieren ===
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Delegieren ist eine Schlüsselkompetenz erfolgreichen Zeitmanagements und erfolgreicher Manager.
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Nutze so oft wie möglich die Möglichkeit, Arbeit an andere abzugeben. Wenn du dir die Frage
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stellst: ''„Warum soll gerade ich diese Aufgabe erledigen?“'' und keine eindeutige Antwort darauf
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findest, solltest du eine Aufgabe auf jeden Fall an jemanden weitergeben. Dazu musst du kein
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Vorgesetzter sein. Du kannst auch an Kollegen oder Vorgesetzte delegieren, denn Delegation ist ein
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Merkmal erfolgreicher Gruppeninteraktion.
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=== Vereinfachen ===
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Halte Dinge möglichst einfach und verabschiede dich von Perfektion. Das spart Zeit, macht dich
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ausgeglichener und weniger gestresst.
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=== Telefonieren ===
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Mache es dir zur Gewohnheit, so viele Dinge wie möglich per Telefon zu erledigen. Durch
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Telefonieren kannst du Dinge deutlich schneller klären.
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=== Jedes Papier nur einmal in die Hand nehmen ===
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Das Ablegen von Briefen, Informationsmaterial oder Belegen in Ablagen, Fächern, Schubladen
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oder auf dem Schreibtisch ist keine Zeitersparnis. Versuche, die Sachen sofort zu erledigen.
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=== Eins nach dem anderen ===
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Parallele Aufgabenerfüllung ist meist kontraproduktiv. Konzentriere dich auf Kernaufgaben!
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=== Nein sagen ===
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Wäge ab zwischen wichtig und unwichtig. „Nein“ zu sagen ist eine effektive Methode, sich vor
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Zeitstress und Überlastung zu schützen.
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=== Termine für wichtige Aktivitäten ===
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Plane Zeitfenster für langfristig wichtige Dinge ein! Diese dürfen nicht für täglich dringliche
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Aktivitäten genutzt werden.
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=== Kurzmitteilungen ===
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Mache es dir zur Gewohnheit, besondere Memo- und Schnellantwort-Blöcke für Kurznachrichten
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zu nutzen. Mache beispielsweise auf einem Dokument mit einem gelben Klebezettel einen
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Vermerk, bevor du das Dokument weiterreichst.
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Außerdem kannst du bei kurzen Nachrichten auch nur die Betreffzeile einer E-Mail nutzen und den
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eigentlichen „Inhalt“ der Mail leer lassen.
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=== Was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen. ===
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Erledigte Aufgaben schaffen motivierende Arbeitsergebnisse. Versuche deshalb, Dinge als Ganzes
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zu erledigen.
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=== Persönliche Leistungskurve einplanen ===
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Die Leistungsfähigkeit eines Menschen schwankt im Tagesverlauf. Versuche, diese Schwankungen
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mit einzuplanen und verteile wichtige, komplexe und anstrengende Aufgaben auf deine
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persönlichen Leistungshochs. Typische Leitungshochs liegen am frühen Vormittag (9:00-11.00
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Uhr), am späten Nachmittag (15:00 – 16:00 Uhr) und am frühen Abend (18:00 - 19:00 Uhr). Deine
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persönlichen Leistungshochs solltest du allerdings selbst herausfinden.
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=== Filter nutzen ===
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Lasse deinen E-Mail-Eingang nach bestimmten Kriterien automatisch sortieren, so dass du das
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Wichtige zuerst findest.
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Du kannst einen „Keine Werbung“-Aufkleber auf deinen Briefkasten kleben.
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Benutze einen Anrufbeantworter! So kannst du selbst entscheiden, ob eine Angelegenheit so wichtig ist, dass sie sofort erledigt werden muss.
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=== Plane Zeit zum Planen ===
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Für effizientes Zeitmanagement ist es unbedingt nötig, sich genügend Zeit zum Planen zu nehmen. Das kann beispielsweise ein zweistündiges Zeitfenster am Sonntag Abend sein.
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Du solltest dich beim Planen außerdem fragen:
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* Was ist in dieser Woche gut gelaufen?
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* Was ist nicht so gut gelaufen?
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* Wie kann ich das in Zukunft besser machen?
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=== Puffer- und Reservezeiten ===
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Verplane nicht den ganzen Tag. Damit würdest du nur Frust, Gereiztheit und Stress erreichen. Es kommt nämlich fast immer etwas dazwischen.
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=== Zeitlimits setzen ===
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Begrenze Aktivitäten zeitlich. So wird sichergestellt, dass sie innerhalb der vorgegebenen Zeit beendet werden und sich nicht ewig hinziehen.
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Version vom 11:48, 18. Sep. 2010

Schlechtes Zeitmanagement führt zu Stress, Unzufriedenheit, Rastlosigkeit, Gereiztheit, Erschöpfung, Hilflosigkeit oder sogar zum Burn-Out. Die richtige Zeiteinteilung ist wesentlicher Bestandteil eines gesunden und ausgewogenen Lebensentwurfes.

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