Zeitmanagement
Aus Brainstorm Wiki
(comment6, http://buy-viagra-safely.com/ viagra, http://sexkuren.com cialis|cialis köp|handla cialis|köp cialis|köpa cialis|levitra|levitra köp|handla levitra|köp levitra|köpa levitra|viagra|viag) |
|||
| (Der Versionsvergleich bezieht 23 dazwischenliegende Versionen mit ein.) | |||
| Zeile 1: | Zeile 1: | ||
| - | + | Schlechtes Zeitmanagement führt zu Stress, Unzufriedenheit, Rastlosigkeit, Gereiztheit, Erschöpfung, Hilflosigkeit oder sogar zum Burn-Out. | |
| + | Die richtige Zeiteinteilung ist wesentlicher Bestandteil eines gesunden und ausgewogenen Lebensentwurfes. | ||
| + | |||
| + | == Typische Zeitfresser == | ||
| + | Man kann nicht „zu wenig Zeit haben“, sondern sich nur zu viel vorgenommen haben. Ursachen für Zeitineffizienzen lassen sich in vier Kategorien einteilen: | ||
| + | |||
| + | * Arbeitsmethodik | ||
| + | ** Unklare Ziele | ||
| + | ** Zu viel auf einmal tun wollen | ||
| + | ** Mangelnde Ordnung und Überblick | ||
| + | ** Zu viele Notizen, schlechtes Ablagesystem | ||
| + | * Störungen | ||
| + | ** Unangemeldete Besucher | ||
| + | ** Lärm | ||
| + | ** Eingehende Anrufe oder E-Mails | ||
| + | ** Langwierige Besprechungen | ||
| + | * Persönliche Schwächen | ||
| + | ** Aufschieben von Aufgaben, mangelnde Selbstdisziplin | ||
| + | ** Hast, Nervosität | ||
| + | ** Unfähigkeit „Nein“ zu sagen | ||
| + | ** Unfähigkeit effektiver Prioritätensetzung | ||
| + | * Zusammenarbeit | ||
| + | ** Mangelnde Information und Kommunikation | ||
| + | ** Zu wenig Delegation | ||
| + | ** Wartezeiten (z.B. bei Terminen) | ||
| + | |||
| + | == Grundzüge erfolgreicher Zeiteinteilung == | ||
| + | Grundsätzlich basiert jede Verbesserung deines Zeitmanagements auf vier Schritten: | ||
| + | |||
| + | === Langfristige Planung === | ||
| + | Definiere langfristige Ziele. (z.B. Lebensziele) | ||
| + | |||
| + | === Kurzfristige Planung === | ||
| + | Breche deine langfristigen Ziele auf Tages- oder Wochenziele herunter. | ||
| + | |||
| + | === Aktivitäten, Aufgaben und Tätigkeiten auflisten === | ||
| + | Schreibe alle deine Aktivitäten, Termine und Aufgaben auf. Halte diesen Plan aktuell. Das hilft dir, | ||
| + | nicht die Übersicht zu verlieren. | ||
| + | |||
| + | === Prioritäten setzten === | ||
| + | Nachdem du alle deine Aufgaben schriftlich fixiert hast, solltest du das Wichtige vom Unwichtigen trennen. | ||
| + | |||
| + | == Konkrete Tipps für effektives Zeitmanagement == | ||
| + | === ABC-Priorisierung und Papierkorb === | ||
| + | Dringliche Aktivitäten sind Aktivitäten, bei denen die Zeit dich drängt, sie zu erledigen. | ||
| + | Wichtige Aktivitäten sind Aktivitäten, die dich deinen Zielen näher bringen. | ||
| + | Versuche dich auf das Wichtige zu konzentrieren und das Dringliche zu minimieren. | ||
| + | |||
| + | '''A-Aufgaben''' sind dringend und wichtig. Meist sind es bedeutende Probleme. Versuche sie sofort zu | ||
| + | erledigen. | ||
| + | |||
| + | '''B-Aufgaben''' sind wichtig, aber nicht dringend. Nur wenn du dich auf sie konzentrierst, kommst du | ||
| + | dahin, wo du in deinem Leben hin willst. | ||
| + | |||
| + | '''C-Aufgaben''' sind dringlich, aber nicht wichtig. Versuche sie zu reduzieren! | ||
| + | Papierkorb-Aufgaben sind weder dringlich noch wichtig. Eliminiere sie sofort. | ||
| + | |||
| + | === Das Pareto-Prinzip === | ||
| + | Das Pareto-Prinzip beschreibt, dass 20% deiner Zeit 80% des Ergebnisses ausmachen. Die | ||
| + | verbleibenden 80% deiner Arbeit machen nur 20% des Ergebnisses aus. Konzentriere dich also auf | ||
| + | die Kernaufgaben! | ||
| + | |||
| + | === Sperrzeit === | ||
| + | Nimm dir eine Stunde Zeit am Tag, in der du durch nichts gestört werden darfst. Nutze diese Zeit, um an einer A-Aufgabe zu arbeiten. Dadurch erreichst du oft ein sehr gutes Arbeitsergebnis. | ||
| + | |||
| + | === Lohnende Pausen === | ||
| + | Setze Pausen und halte sie ein! Spätestens nach 90 Minuten konzentrierter Arbeit bricht deine | ||
| + | Konzentration rapide ein. Ein Spaziergang wirkt häufig Wunder. | ||
| + | |||
| + | === Zusammenfassen === | ||
| + | Versuche gleichartige Aktivitäten, wie z.B. das Beantworten von E-Mails, gebündelt zu erledigen. Häufig ergeben sich dadurch Synergien. Außerdem wird deine eigentliche Arbeit nicht so häufig unterbrochen. | ||
| + | |||
| + | === Delegieren === | ||
| + | Delegieren ist eine Schlüsselkompetenz erfolgreichen Zeitmanagements und erfolgreicher Manager. | ||
| + | Nutze so oft wie möglich die Möglichkeit, Arbeit an andere abzugeben. Wenn du dir die Frage | ||
| + | stellst: ''„Warum soll gerade ich diese Aufgabe erledigen?“'' und keine eindeutige Antwort darauf | ||
| + | findest, solltest du eine Aufgabe auf jeden Fall an jemanden weitergeben. Dazu musst du kein | ||
| + | Vorgesetzter sein. Du kannst auch an Kollegen oder Vorgesetzte delegieren, denn Delegation ist ein | ||
| + | Merkmal erfolgreicher Gruppeninteraktion. | ||
| + | |||
| + | === Vereinfachen === | ||
| + | Halte Dinge möglichst einfach und verabschiede dich von Perfektion. Das spart Zeit, macht dich | ||
| + | ausgeglichener und weniger gestresst. | ||
| + | |||
| + | === Telefonieren === | ||
| + | Mache es dir zur Gewohnheit, so viele Dinge wie möglich per Telefon zu erledigen. Durch | ||
| + | Telefonieren kannst du Dinge deutlich schneller klären. | ||
| + | |||
| + | === Jedes Papier nur einmal in die Hand nehmen === | ||
| + | Das Ablegen von Briefen, Informationsmaterial oder Belegen in Ablagen, Fächern, Schubladen | ||
| + | oder auf dem Schreibtisch ist keine Zeitersparnis. Versuche, die Sachen sofort zu erledigen. | ||
| + | |||
| + | === Eins nach dem anderen === | ||
| + | Parallele Aufgabenerfüllung ist meist kontraproduktiv. Konzentriere dich auf Kernaufgaben! | ||
| + | |||
| + | === Nein sagen === | ||
| + | Wäge ab zwischen wichtig und unwichtig. „Nein“ zu sagen ist eine effektive Methode, sich vor | ||
| + | Zeitstress und Überlastung zu schützen. | ||
| + | |||
| + | === Termine für wichtige Aktivitäten === | ||
| + | Plane Zeitfenster für langfristig wichtige Dinge ein! Diese dürfen nicht für täglich dringliche | ||
| + | Aktivitäten genutzt werden. | ||
| + | |||
| + | === Kurzmitteilungen === | ||
| + | Mache es dir zur Gewohnheit, besondere Memo- und Schnellantwort-Blöcke für Kurznachrichten | ||
| + | zu nutzen. Mache beispielsweise auf einem Dokument mit einem gelben Klebezettel einen | ||
| + | Vermerk, bevor du das Dokument weiterreichst. | ||
| + | Außerdem kannst du bei kurzen Nachrichten auch nur die Betreffzeile einer E-Mail nutzen und den | ||
| + | eigentlichen „Inhalt“ der Mail leer lassen. | ||
| + | |||
| + | === Was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen. === | ||
| + | Erledigte Aufgaben schaffen motivierende Arbeitsergebnisse. Versuche deshalb, Dinge als Ganzes | ||
| + | zu erledigen. | ||
| + | |||
| + | === Persönliche Leistungskurve einplanen === | ||
| + | Die Leistungsfähigkeit eines Menschen schwankt im Tagesverlauf. Versuche, diese Schwankungen | ||
| + | mit einzuplanen und verteile wichtige, komplexe und anstrengende Aufgaben auf deine | ||
| + | persönlichen Leistungshochs. Typische Leitungshochs liegen am frühen Vormittag (9:00-11.00 | ||
| + | Uhr), am späten Nachmittag (15:00 – 16:00 Uhr) und am frühen Abend (18:00 - 19:00 Uhr). Deine | ||
| + | persönlichen Leistungshochs solltest du allerdings selbst herausfinden. | ||
| + | |||
| + | === Filter nutzen === | ||
| + | Lasse deinen E-Mail-Eingang nach bestimmten Kriterien automatisch sortieren, so dass du das | ||
| + | Wichtige zuerst findest. | ||
| + | |||
| + | Du kannst einen „Keine Werbung“-Aufkleber auf deinen Briefkasten kleben. | ||
| + | |||
| + | Benutze einen Anrufbeantworter! So kannst du selbst entscheiden, ob eine Angelegenheit so wichtig ist, dass sie sofort erledigt werden muss. | ||
| + | |||
| + | === Plane Zeit zum Planen === | ||
| + | Für effizientes Zeitmanagement ist es unbedingt nötig, sich genügend Zeit zum Planen zu nehmen. Das kann beispielsweise ein zweistündiges Zeitfenster am Sonntag Abend sein. | ||
| + | Du solltest dich beim Planen außerdem fragen: | ||
| + | |||
| + | * Was ist in dieser Woche gut gelaufen? | ||
| + | * Was ist nicht so gut gelaufen? | ||
| + | * Wie kann ich das in Zukunft besser machen? | ||
| + | |||
| + | === Puffer- und Reservezeiten === | ||
| + | Verplane nicht den ganzen Tag. Damit würdest du nur Frust, Gereiztheit und Stress erreichen. Es kommt nämlich fast immer etwas dazwischen. | ||
| + | |||
| + | === Zeitlimits setzen === | ||
| + | Begrenze Aktivitäten zeitlich. So wird sichergestellt, dass sie innerhalb der vorgegebenen Zeit beendet werden und sich nicht ewig hinziehen. | ||
Aktuelle Version vom 12:42, 28. Jun. 2011
Schlechtes Zeitmanagement führt zu Stress, Unzufriedenheit, Rastlosigkeit, Gereiztheit, Erschöpfung, Hilflosigkeit oder sogar zum Burn-Out. Die richtige Zeiteinteilung ist wesentlicher Bestandteil eines gesunden und ausgewogenen Lebensentwurfes.
Typische Zeitfresser
Man kann nicht „zu wenig Zeit haben“, sondern sich nur zu viel vorgenommen haben. Ursachen für Zeitineffizienzen lassen sich in vier Kategorien einteilen:
- Arbeitsmethodik
- Unklare Ziele
- Zu viel auf einmal tun wollen
- Mangelnde Ordnung und Überblick
- Zu viele Notizen, schlechtes Ablagesystem
- Störungen
- Unangemeldete Besucher
- Lärm
- Eingehende Anrufe oder E-Mails
- Langwierige Besprechungen
- Persönliche Schwächen
- Aufschieben von Aufgaben, mangelnde Selbstdisziplin
- Hast, Nervosität
- Unfähigkeit „Nein“ zu sagen
- Unfähigkeit effektiver Prioritätensetzung
- Zusammenarbeit
- Mangelnde Information und Kommunikation
- Zu wenig Delegation
- Wartezeiten (z.B. bei Terminen)
Grundzüge erfolgreicher Zeiteinteilung
Grundsätzlich basiert jede Verbesserung deines Zeitmanagements auf vier Schritten:
Langfristige Planung
Definiere langfristige Ziele. (z.B. Lebensziele)
Kurzfristige Planung
Breche deine langfristigen Ziele auf Tages- oder Wochenziele herunter.
Aktivitäten, Aufgaben und Tätigkeiten auflisten
Schreibe alle deine Aktivitäten, Termine und Aufgaben auf. Halte diesen Plan aktuell. Das hilft dir, nicht die Übersicht zu verlieren.
Prioritäten setzten
Nachdem du alle deine Aufgaben schriftlich fixiert hast, solltest du das Wichtige vom Unwichtigen trennen.
Konkrete Tipps für effektives Zeitmanagement
ABC-Priorisierung und Papierkorb
Dringliche Aktivitäten sind Aktivitäten, bei denen die Zeit dich drängt, sie zu erledigen. Wichtige Aktivitäten sind Aktivitäten, die dich deinen Zielen näher bringen. Versuche dich auf das Wichtige zu konzentrieren und das Dringliche zu minimieren.
A-Aufgaben sind dringend und wichtig. Meist sind es bedeutende Probleme. Versuche sie sofort zu erledigen.
B-Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend. Nur wenn du dich auf sie konzentrierst, kommst du dahin, wo du in deinem Leben hin willst.
C-Aufgaben sind dringlich, aber nicht wichtig. Versuche sie zu reduzieren! Papierkorb-Aufgaben sind weder dringlich noch wichtig. Eliminiere sie sofort.
Das Pareto-Prinzip
Das Pareto-Prinzip beschreibt, dass 20% deiner Zeit 80% des Ergebnisses ausmachen. Die verbleibenden 80% deiner Arbeit machen nur 20% des Ergebnisses aus. Konzentriere dich also auf die Kernaufgaben!
Sperrzeit
Nimm dir eine Stunde Zeit am Tag, in der du durch nichts gestört werden darfst. Nutze diese Zeit, um an einer A-Aufgabe zu arbeiten. Dadurch erreichst du oft ein sehr gutes Arbeitsergebnis.
Lohnende Pausen
Setze Pausen und halte sie ein! Spätestens nach 90 Minuten konzentrierter Arbeit bricht deine Konzentration rapide ein. Ein Spaziergang wirkt häufig Wunder.
Zusammenfassen
Versuche gleichartige Aktivitäten, wie z.B. das Beantworten von E-Mails, gebündelt zu erledigen. Häufig ergeben sich dadurch Synergien. Außerdem wird deine eigentliche Arbeit nicht so häufig unterbrochen.
Delegieren
Delegieren ist eine Schlüsselkompetenz erfolgreichen Zeitmanagements und erfolgreicher Manager. Nutze so oft wie möglich die Möglichkeit, Arbeit an andere abzugeben. Wenn du dir die Frage stellst: „Warum soll gerade ich diese Aufgabe erledigen?“ und keine eindeutige Antwort darauf findest, solltest du eine Aufgabe auf jeden Fall an jemanden weitergeben. Dazu musst du kein Vorgesetzter sein. Du kannst auch an Kollegen oder Vorgesetzte delegieren, denn Delegation ist ein Merkmal erfolgreicher Gruppeninteraktion.
Vereinfachen
Halte Dinge möglichst einfach und verabschiede dich von Perfektion. Das spart Zeit, macht dich ausgeglichener und weniger gestresst.
Telefonieren
Mache es dir zur Gewohnheit, so viele Dinge wie möglich per Telefon zu erledigen. Durch Telefonieren kannst du Dinge deutlich schneller klären.
Jedes Papier nur einmal in die Hand nehmen
Das Ablegen von Briefen, Informationsmaterial oder Belegen in Ablagen, Fächern, Schubladen oder auf dem Schreibtisch ist keine Zeitersparnis. Versuche, die Sachen sofort zu erledigen.
Eins nach dem anderen
Parallele Aufgabenerfüllung ist meist kontraproduktiv. Konzentriere dich auf Kernaufgaben!
Nein sagen
Wäge ab zwischen wichtig und unwichtig. „Nein“ zu sagen ist eine effektive Methode, sich vor Zeitstress und Überlastung zu schützen.
Termine für wichtige Aktivitäten
Plane Zeitfenster für langfristig wichtige Dinge ein! Diese dürfen nicht für täglich dringliche Aktivitäten genutzt werden.
Kurzmitteilungen
Mache es dir zur Gewohnheit, besondere Memo- und Schnellantwort-Blöcke für Kurznachrichten zu nutzen. Mache beispielsweise auf einem Dokument mit einem gelben Klebezettel einen Vermerk, bevor du das Dokument weiterreichst. Außerdem kannst du bei kurzen Nachrichten auch nur die Betreffzeile einer E-Mail nutzen und den eigentlichen „Inhalt“ der Mail leer lassen.
Was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen.
Erledigte Aufgaben schaffen motivierende Arbeitsergebnisse. Versuche deshalb, Dinge als Ganzes zu erledigen.
Persönliche Leistungskurve einplanen
Die Leistungsfähigkeit eines Menschen schwankt im Tagesverlauf. Versuche, diese Schwankungen mit einzuplanen und verteile wichtige, komplexe und anstrengende Aufgaben auf deine persönlichen Leistungshochs. Typische Leitungshochs liegen am frühen Vormittag (9:00-11.00 Uhr), am späten Nachmittag (15:00 – 16:00 Uhr) und am frühen Abend (18:00 - 19:00 Uhr). Deine persönlichen Leistungshochs solltest du allerdings selbst herausfinden.
Filter nutzen
Lasse deinen E-Mail-Eingang nach bestimmten Kriterien automatisch sortieren, so dass du das Wichtige zuerst findest.
Du kannst einen „Keine Werbung“-Aufkleber auf deinen Briefkasten kleben.
Benutze einen Anrufbeantworter! So kannst du selbst entscheiden, ob eine Angelegenheit so wichtig ist, dass sie sofort erledigt werden muss.
Plane Zeit zum Planen
Für effizientes Zeitmanagement ist es unbedingt nötig, sich genügend Zeit zum Planen zu nehmen. Das kann beispielsweise ein zweistündiges Zeitfenster am Sonntag Abend sein. Du solltest dich beim Planen außerdem fragen:
- Was ist in dieser Woche gut gelaufen?
- Was ist nicht so gut gelaufen?
- Wie kann ich das in Zukunft besser machen?
Puffer- und Reservezeiten
Verplane nicht den ganzen Tag. Damit würdest du nur Frust, Gereiztheit und Stress erreichen. Es kommt nämlich fast immer etwas dazwischen.
Zeitlimits setzen
Begrenze Aktivitäten zeitlich. So wird sichergestellt, dass sie innerhalb der vorgegebenen Zeit beendet werden und sich nicht ewig hinziehen.
